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L’interprétation des indicateurs 16 février, 2010

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Même les meilleurs indicateurs restent dépendants d’une bonne analyse.

L'interprétation des indicateurs dans communication geluck1225880648

Un tableau de bord DSI 11 février, 2010

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A- Indicateurs financiers et stratégiques

Efficacité des investissements informatiques
- Budget IT / EBE (exédent brut d’exploitation)
- Budget IT / charges d’exploitation
- Budget IT / investissements globaux
- Budget IT / effectif IT
- Budget IT / effectif global
- Salaires IT / masse salariale globale

Répartition du budget IT
- Budgets « matériel », « logiciels », « services », « rémunérations » et « formation » / budget IT
- Budget matériel : part des achats et des locations
- Budget logiciel / budget matériel
- Budgets liés aux consommables

Contrôle de gestion
- Suivi des refacturations des prestations réalisées aux entités « métier »
- Suivi des marges et du résultat d’exploitation IT
- Dépenses par projet
- Calcul de coût de revient des produits informatiques (TCO)
- Calcul du coût des activités (Méthode ABC)

Stratégie
- Suivi du respect du « business plan » de l’entité IT
- Suivi des investissements, capacité d’autofinancement
- Gestion prospective et fidélisation des ressources humaines

B- Support / Maintenance

Help Desk (interne ou externe)
- Coût de l’assistance aux utilisateurs
- Nombre de tickets ouverts / population concernée ou effectif global
- Nombre de tickets / effectif help desk
- Nombre et durée moyenne des appels
- Nombre de questions définitivement traitées / en attente / non résolues

Satisfaction des utilisateurs
- Par questionnaire, enquête, sondage : réactivité, pertinence, délais…
- Identification des besoins en formation

Maintenance – Inventaire et suivi des contrats en cours
- Taux de panne et coût des interventions par utilisateur ou service
- Nombre et durée moyenne des interventions
- Coûts des interventions par type (télé-maintenance, déplacement sur site, nombre de personnes mobilisées)

C- Exploitation

Réseaux et systèmes
- Suivi de la charge
- Temps de réponse
- Disponibilité de la bande passante
- Temps de rétablissement en cas d’incident
- Besoins à venir

Applications
- Disponibilité des applications
- Suivi des erreurs et pannes
- Cycle de vie des applications

D- Gestion de parc

Parc matériel et applicatif
- Suivi de l’inventaire matériel et applicatif
- Suivi de l’obsolescence du parc matériel
- Nombre de postes / effectif global ou par département
- Applications les plus utilisées
- Adéquation logiciels installés / matériel
- Nombre d’imprimantes / département

Sécurité
- Suivi des dispositifs installés (anti-virus, anti-spam, anti-intrusion, etc.)
- Suivi des patchs applicatifs installés ou à venir
- Suivi et hiérarchisation des alertes
- Date du dernier audit de sécurité effectué

E- Gestion de projets

Projets internes
- Etat du portefeuille de projets
- Prévision de la demande de projets
- Respects des processus internes
- Suivi des engagements, en termes de délais, de livrables, de ressources et de coûts
- Comparaison budget/réalisé

Prestataires
- Suivi des objectifs, dates clés, responsabilités et, le cas échéant, des pénalités
- Suivi de la maintenance applicative
- Suivi du reporting

 

En savoir plus : http://www.journaldunet.com/solutions/0409/040924_panorama_indicateurs_dsi.shtml

Quels indicateurs d’efficience d’un SI ?

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Pour s’y retrouver dans une jungle de chiffres qui peuvent tous donner lieu à des interpretations contradictoires et des débats sans fin, tâchons de les catégoriser par grand domaine de valeur ajoutée d’un Système d’Informations

1- La première catégorie regroupe les tableaux de bord de la fonction système d’information, au sens de l’alignement avec les métiers. Il s’agit d’indicateurs portant sur l’avancement des grands projets, mais aussi la contribution de la DSI à l’innovation, à la gestion des risques, au management des processus, à la relation avec les fournisseurs. Bref, tout ce qui est relatif à un Plan d’Action Stratégique Systèmes d’Information.

2- Le second groupe cible les tableaux de bord de l’IT, au sens des exigences technique. Ils concernent les indicateurs opérationnels liés au fonctionnement et à la continuité du service. Il s’agit par exemple de la disponibilité des applications, les temps de réponse, le nombre d’incidents et leur répartition, les délais moyens de résolution, les mises en production refusées pour non-conformité.

3- En troisième lieu viennent les tableaux de la DSI, au sens de la fonction organisationnelle. On y retrouvera des indicateurs tels que ceux relatifs aux ressources humaines. Ils comprennent en outre les indicateurs liés à la formation et l’expertise des collaborateurs ainsi que la communication avec les utilisateurs à travers les récurrentes enquêtes de satisfaction.

4- Pour finir, nous avons les tableaux de bord de suivi des budgets, au sens du bilan financier. Ils vont du suivi de la facturation jusqu’au recouvrement des prestations, de la maîtrise et de la linéarité des budgets.

(librement inspiré de la méthode Gimsi, qui sépare Stratégie, Technologie, Hommes et Structure)

Selon chaque culture d’entreprise, de par la relation établie entre les métiers et la DSI, certains domaines sont plus surveillés que d’autres. Au cours de mes missions, j’ai pu observer un attachement classique aux exigences techniques (2) via une faible tolérance aux incidents de la part des métiers (justifiée ou non). J’ai également constaté que dans certains cas, la présence d’une justification de type stratégique (1) suffisait à masquer tous les autres indicateurs financiers (4). Enfin, la fonction organisationnelle (3) est souvent le parent pauvre des indicateurs. Des jeux de pondération qu’il convient de manier avec prudence et qui ne durent pas bien longtemps.

Mais celui que ne pilote que par les indicateurs, fussent-ils prospectifs, risque de rencontrer quelques déboires. La crise peut être considérée comme une opportunité par les DSIs pour accélérer leur repositionnement en mettant en valeur leur apport potentiel à la valeur ajoutée par le biais d’exemples précis et parlants. Réussir dans cette démarche est complexe, car cela implique  transparence et relation équilibrée dans une logique de collaboration entre métiers et DSI.  Ce que ne cherchent pas toujours les autres directions qui peuvent préférer privilégier un niveau de  domination à travers leur rôle de commanditaire reléguant de facto la fonction SI à un centre de coûts.

Jean-Pierre Corniou [ex-DSI de Renault] décrivait très bien ce phénomène à travers une formule lapidaire : « Individualiser les coûts [sur la DSI] mais collectiviser les gains [du côté des métiers] »

La recherche des bons indicateurs est donc une quête du Graal qui va suivre un nouveau chapitre du fait de la tension des exigences dans un contexte de crise. L’efficience du SI passe à nouveau à la loupe.

Nécessité opérationnelle 1 janvier, 2010

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En prenant les rennes de EADS, on rapporte que Louis Gallois se serait exclamé : « comment une telle organisation peut elle faire voler des avions ? » Il faut dire qu’en matière de pilotage, cette entreprise à deux têtes ressemble plus à un montage politique qu’un attelage opérationnel. Et c’est parce qu’il ne faut donc pas chercher à la tête la lien directe du succès de cette entreprise de haute technologie.

Sur le terrain peut opérer un facteur supplémentaire, souvent caché ou inconscient, qu’on nommera la nécessité opérationnelle. Il s’agit de ce surplus d’énergie et de motivation qu’un membre d’un équipe va soudain déployer pour mener à bien un projet pendant les phases à haut risque, et notamment juste avant qu’il rentre dans le mur.

Cette force n’est pas facile à appréhender d’un point de vue extérieur : quand il faut passer dans le concret, il n’y a que les personnes de terrain, qui, finalement, savent ce qu’il faut faire et comment le faire rapidement. Dans ce cadre, c’est sur le dernier maillon opérationnel qu’on transmet la mission opérationnelle et la charge qui en résulte.

Dès lors, pour ce dernier maillon, qui devient de plus en plus critique, il devient une nécessité que les choses se passent opérationnellement le mieux possible, menant à bien le projet sur les quelques mètres du danger. Sur ces derniers mètres, il y a le livrable et sa qualification, ultime étape du projet : auparavant on aurait pu cacher ou se tromper sur l’avancement, mais dans les derniers mètres, c’est du concret et du factuel. C’est la nécessité opérationnelle qui prend alors le contrôle des opérations. Déploiement d’heures supplémentaires, pilotage direct des équipes, centralisation et reformalisation des informations, ce maillon peut alors court-circuiter certains processus organisationnels s’accaparant alors, par nécessité, certains rôles qui n’étaient pas les siens, avec la charge et la rancoeur qui va avec. Paradoxalement  d’ailleurs dans le domaine professionnel, cette prise de pouvoir est acceptée par l’ensemble des autres acteurs, qui, il faut bien le dire, font ainsi aveu d’impuissance temporaire. Encore faut il s’en rendre compte, car cet aveu est temporaire : la reprise en main et  la négation de cette épisode suivra très rapidement.

Mais comment la nécessité opérationnelle est elle déclenchée ? La question de la motivation est la plus difficile à résoudre. Comment cette ressource critique peut il opérer dans les faits ? Pourquoi ce déploiement volontaire et spontané d’une telle énergie ? Contrairement aux principes de la pyramide de Maslow, ce n’est pas une raison bassement matérielle (pas de prime à miroiter) ou de besoin de sécurité (pas de menace de licenciement) ou de besoins sociaux (pas de promotion au mérite) mais peut être un simple besoin d’estime (légitimité par le respect) ou d’accomplissement personnel (conscience professionnelle). Les managers sont plutôt les premiers surpris et les premiers à freiner : même si,  finalement, ils ne renoncent pas aux objectifs qu’ils ont donnés. De plus, les autruches, qui, temporairement, ont plongé la tête dans le sable le temps que la crise passe, ne tarderont pas à ressortir leur bec. La motivation n’est donc pas un calcul comme un ROI : l’opérationnel impliqué ne se fait, en général, aucune illusion sur la reconnaissance de son travail. C’est pour lui une nécessité et non pas une opportunité. Et si on constate une relative usure, il faut bien reconnaître que à la prochaine crise, il replongera, presque par réflexe : parce qu’il faut bien que quelqu’un fasse ce qu’il faut faire !

1979 : Loi de Hofstadter 23 novembre, 2009

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La loi de Hofstadter (ou Loi de glissement de planning) est une loi empirique concernant la difficulté de la planification dans le domaine de la recherche et du développement. Elle est typiquement constatée dans la gestion de développements logiciels.

La loi de Hofstadter déclare que :

« Ça prend toujours plus de temps qu’on croit, même en prenant en compte la loi de Hofstadter. »

Cette loi a été énoncée par l’universitaire américain Douglas Hofstadter dans son oeuvre-phare, Gödel, Escher, Bach, les brins d’une guirlande éternelle (Gödel, Escher, Bach: An Eternal Golden Braid[1]) (1979, Prix Pulitzer en 1980). Derrière une formulation facétieuse, la loi de Hofstadter rend compte d’une difficulté universelle : il est pratiquement impossible de prévoir le temps qui sera nécessaire à l’accomplissement d’une tâche complexe. Cette impossibilité est mise en exergue par le caractère auto-référentiel de la phrase qui se cite elle-même : de ce fait, elle introduit l’imprédicativité ou « raisonnement en boucle ».

Dans les développements informatiques les méthodes agiles prétendent prendre en compte la difficulté évoquée par la loi de Hofstadter.

En savoir plus : http://en.wikipedia.org/wiki/Hofstadter%27s_law

1958 : Loi de Parkinson

Posté par dailymanager dans : efficacite,encadrement,histoire,operations , ajouter un commentaire

La loi de Parkinson affirme que « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ».

Elle fut exprimée en 1958 par Cyril Northcote Parkinson dans son livre Les Lois de Parkinson, basé sur une longue expérience dans l’administration britannique. Les observations scientifiques qui contribuèrent au développement de la loi tenaient compte de l’accroissement du nombre d’employés au Bureau des affaires coloniales, ceci malgré le déclin de l’Empire britannique dans le même temps.

D’après Parkinson, cela est dû à deux forces :

  1. « Un fonctionnaire entend multiplier ses subordonnés, pas ses rivaux » : il a une tendance naturelle à recruter quelqu’un de plus compétent que lui au moins dans un domaine, mais aussi à diviser le travail pour éviter d’être remis en cause par l’un de ses collaborateurs. Il crée ainsi des besoins de coordination interne, qui entrainent une charge de travail supplémentaire, puis l’embauche de collaborateurs supplémentaires. On construit ainsi un système « autarcique » qui va consommer, de manière endogène, une part croissante de l’énergie disponible, conduisant à la deuxième loi :
  2. « Les fonctionnaires se créent mutuellement du travail ». Plus il y a de fonctionnaires, plus les demandes d’approbation qu’ils se communiquent mutuellement, ou tâches comparables, les occupent, de sorte que le travail accompli d’un point de vue extérieur par l’administration dans son ensemble n’augmente pas.

Il nota également que le total des employés d’une administration augmentait de 5 à 7 % par an « indépendamment de toute variation de la quantité de travail à accomplir (le cas échéant) ». Il a en effet pu constater que la diminution du nombre de bateaux, indicateurs de la charge de travail de l’administration concernée, était concomitante d’une augmentation du nombre de personnes travaillant dans l’administration. Il a ainsi mis en évidence une maladie fondamentale des bureaucraties administratives.

Ce « cancer bureaucratique » ne se développe que s’il y a carence de management. En effet, pour y remédier, la seule solution, comme en matière de cancer, c’est l’ablation. Il faut donc qu’un manager (cadre) décide de cette amputation, en supprimant les tâches qui se sont créées. L’une des manières de procéder à cette ablation, c’est l’externalisation.

L’un des corollaires de la loi de Parkinson, c’est que, dans toute situation administrative, on peut économiser périodiquement 20% du temps.

La loi de Parkinson est aussi utilisée pour évoquer un dérivé de la loi originale en rapport avec les ordinateurs : « Les données s’étendent jusqu’à remplir l’espace disponible pour leur stockage » ; acquérir davantage de mémoire encourage l’utilisation de techniques gourmandes en mémoire. Il a été observé qu’entre 1996 et 2006 l’utilisation de mémoire sur des systèmes évolutifs a tendance à doubler à peu près tous les 18 mois. La quantité de mémoire disponible pour une somme donnée a également tendance à doubler tous les 18 mois (voir loi de Moore) ; la loi de Parkinson affirme donc que l’on augmente les besoins jusqu’à ressentir toujours la même étroitesse des supports de stockage, malgré cette augmentation.

La loi de Parkinson pourrait être davantage généralisée comme : « La demande pour une ressource s’accroît toujours pour correspondre à l’approvisionnement de la ressource » (s’apparentant alors à la loi de Say).

Parkinson proposa aussi une règle relative à l’efficacité des conseils d’administration. Il définit un coefficient d’inefficacité dont la variable la plus significative est le nombre de ses membres.

En savoir plus : http://en.wikipedia.org/wiki/Parkinson%27s_Law

War-Room 12 novembre, 2009

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War-Room dans communication strangelovewarroom

La scène finale de Docteur Folamour se passe dans une salle des opérations, appelée war-room. On raconte que lorsqu’il entra à la Maison Blanche en 1980, Ronald Reagan demanda où était la salle de guerre. Il fallut expliquer au nouveau président que cette salle était une pure invention de Stanley Kubrick.

En management des organisations, une war-room est aujourd’hui une technique consistant à regrouper en un même lieu toutes les informations concernant un sujet opérationnel. En cela,le concept est différent de la cellule de crise, il ne s’agit pas de regrouper les acteurs pour être rapide, mais de regrouper les informations pour être efficace. Une war-room peut donc être une préparation d’une opération future, alors qu’une cellule de crise tend à gérer le présent, voire le passé.

Autre particularité, cela ne consiste pas en la réunion de tout le management, il y a des comités de direction pour cela : au contraire, une war-room se caractérise par la présence de tableaux de bords, de cartes, de schémas qui permettent de représenter une situation actuelle ou souhaitée. Le coeur d’une war-room, ce n’est pas la table centrale, ce sont ses murs, et Kubrick y représente finallement l’essentiel.

En savoir plus :  http://www.egideria.fr/doc/warroom.html

Time management 15 octobre, 2009

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Time management dans amelioration mindmaptimemanagement

La majeure partie du travail d’un manager étant de gérer son temps, il est normal que le Time Management regroupe la majeure partie des activités managériales.

Le manager au quotidien 27 septembre, 2009

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Voici le livre qui m’a donné envie d’écrire ce blog, d’où son titre, il y a plus d’un an déjà, il était inévitable que j’y consacre quelques posts.

Le manager au quotidien dans biblio 9782708137288 Le manager au quotidien (1973  The Nature of Managerial Work )Que font les managers ? « Planifier, coordonner et contrôler », selon la définition de Fayol… Mais que font ils vraiment ? Cette question récurante, « adressée aux cadres par leurs enfants, les spécialistes fonctionnels qui travaillent pour eux, et par les étudiants qui aspirent à les remplacer », reste posée depuis 1973, date de parution du premier ouvrage de Henry Mintzberg, l’un des experts des organisations les plus réputés du monde.

henrymintzberg dans efficacite

Comment spécifier de quoi est fait le travail du dirigeant ? Au travers d’enquêtes et d’audits menés à travers tous les Etats Unis, représentatives et diversifiées, Henri Mintzberg a dressé le portrait du travail managérial an 10 points : 

1- Le travail est d’apparence similaire d’un manager à l’autre. Il peut être décrit à base de 10 rôles de base et de 6 ensembles de caractéristiques.

2-Les différences qui existent entre les managers peuvent être décrites par les rôles et caractéristiques qui leur sont commun. Par la comparaison d’une caractéristique atténuée ou ou une attention portée sur un rôle.

3- Une bonne partie du travail du manager est difficile et non programmée. Mais chacun a sa part de devoirs ordinaires et réguliers.

4- Le manager est à la fois généraliste et spécialiste. Dans sa propre organisation il est généraliste, point focal duflux d’information ; mais comme manager il est spécialiste, son travail d’encadrement exige de tenir des rôles spécifiques.

5- La plus grande partie du travail du manager vient de son information. Il est souvent le seul à avoir accès à l’information, de façon verbale, ce qui le mène à pouvoir prendre des décisions. La déléguation de responsabilité passe par l’ouverture de l’accès à ces informations.

6- Le risque majeur que court le manager est celui de la superficialité. Parce que son travail est peu défini, le manager est mené à accepter une charge de travail importante, et à en accomplir une bonne partie de manière superficielle.

7- Il n’y a pas de science du management : il travaille esentiellement à l’intuition ou au mimétisme. Les activités sont caractérisées par la brièveté, la variété et la fragmentation, qui préfère le style « stimulus-réponse ».

8- Le cadre est dans une sorte de cercle vicieux : la pression du travail le force à adopter des styles superficiels et volatils, ce qui  accroit les caractéristiques du travail vers une pression accrue.

9- Le spécialiste de gestion peut aider à casser ce cercle vicieux, par une aide significative dans le traitement de l’information.

10- Le travail du cadre est d’une complexité extraordinaire, il faut éviter la tentation de chercher des recettes simples aux problèmes qu’il pose. Nous ne pouvons améliorer significativement que ce que nous comprenons.

Tout en développant ces 10 points synthétiques, ce livre analyse le travail du cadre au travers des caractéristiques et rôles identifiables, que je vous présenterai prochainement. 

Accessible à tous, logiquement structuré, il a été intentionnellement rédigé de façon à ce que tout type de lecteur, l’étudiant en gestion, le spécialiste fonctionnel, le professeur ou le chercheur. S’il on excepte le premier chapitre qui dresse l’état de l’art des sciences de gestion en 1973, les analyses de Henry Mintzberg sont d’une actualité frappante. Comme si 3 décennies n’avaient en rien transformé le travail quotidien du manager, ce « héros de l’économie contemporaine ». Une seule modification visible est une transformation sémantique, liée à la propagation et traduction des concepts anglo saxons : pour bien comprendre il faudrait transposer le « cadre » en « manager », au sens des responsabilités.  

Je terminerai par quelques extraits utiles pour appréhender la gestion du stress et de la pression que le cadre se pose lui même.

(…) 

Parce que son travail est par nature exigeant et peu structuré, le cadre se sent obligé d’en fournir une grande quantité à rythme soutenu. Il dispose de peu de temps libre et les pauses sont rares. Peu échappent à la vie professionnelle, à cause du travail qu’ils emmènent chez eux, ou parce qu’ils continuent de penser à leur travail pendant le plus clair de leur temps libre.

(…) 

La variété des activités est grande et l’absence de structure entre des activités consécutives – le trivial et l’important se succèdent – exige du cadre qu’il change d’approche et d’état d’esprit rapidement et souvent. Le travail du cadre est fragmenté, et les interruptions sont fréquentes.

(…) 

Le cadre parait donc préférer la brièveté et l’interruption dans son travail : il en vient à être conditionné par sa charge de travail et à développer une attitude qui consiste à toujours envisager les opportunités d’actions de son propre temps : il vit en pensant sans cesse à ce qu’il pourrait faire d’autre.

Ce livre (en Français)

http://www.editions-eyrolles.com/Livre/9782708137288/le-manager-au-quotidien

De l’autonomie 28 août, 2009

Posté par dailymanager dans : efficacite,encadrement,operations , ajouter un commentaire

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