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Le dilemne des invitations 2 juin, 2010

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Qui ne s’est jamais demandé s’il fallait ou non inviter telle ou telle personne ? Motif relationnel ou hiérarchique, toutes les raisons peuvent mener à se retrouver à des réunions zoos… et à en perdre le contrôle.

On reconnait trois grand types de réunions (note : typage non exclusif, par exemple, un comité de pilotage recouvre les trois domaines)

Chaque réunion est un cas particulier mais voici quelques point à considérer :

1 ) Inviter seulement les personnes qui peuvent contribuer à l’ordre du jour de la réunion. La multiplicité des spectateurs enlisent le processus de prise de décision ou agissent en dispersion dans les réunions d’analyse. Si trop de personnes peuvent contribuer à des points différents, il faut songer à splitter l’ordre du jour en plusieurs réunions.

2 ) Évitez de truster l’audience de la réunion avec vos alliés, comme une démonstration de force. Cette intimidation votre « adversaire » peut entraîner des contre-attaques, des représailles, ou une fausse coopération.

3 ) Évitez l’affect, l’invitation de personnes des gens parce qu’ils se sentiraient offensés si vous les laissiez de côté. Une réunion est une activité professionnelle, ce n’est pas une boom party. Vous pouvez toujours présenter à la personne que ce n’aurait pas été intéressant pour elle de regarder les autres discuter et travailler.

4 ) Assurez-vous d’inviter les parties prenantes, c’est à dire les personnes qui sont propriétaire de la question. Cette personne est une ressource précieuse pour trouver des solutions… et surtout pour conclure avec une décision.

5 ) Assurez-vous que les contradicteurs aux questions assistent à vos réunions. S’ils peuvent vous aider à trouver des solutions équitables, ils vous appuieront. Sans eux, tout résultat que vous développerez sera potentiellement refusé.

6 ) Inviter les participants ponctuels avec des petits rôles à la seule partie de la réunion où ils peuvent contribuer. Pour cela, il est indispensable de maitriser l’horaire et l’ordre du jour. Sur de grandes réunions, la reprise après une pause est le bon moment d’intervention pour un nouveau participant.

7 ) Inviter les spectateurs pour de bonnes raisons. Par exemple, vous pouvez inviter un nouvel employé pour qu’il puisse se renseigner sur une question, ou vous pouvez inclure des membres d’autres organisations pour gagner de l’empathie pour vos besoins, ou encore inviter un étranger pour stimuler la réflexion créatrice.

8 ) En général, les réunions d’analyse  fonctionnent mieux lorsqu’il y a 8 à 12 personnes. A contrario, les réunions de décision nécessitent un nombre plus restreint, entre 4 et 6 personnes, à moins que les rôles de décision soient clairement connus de chacun (responsabilité, hiérarchie, subject owner…)

9 ) Distinguer les présences obligatoires et facultatives. surtout lorsqu’il s’agit de réunion récurrentes, que chaque participant sache s’organiser et vérifier chaque fois qu’un ordre du jour le concerne.

10 ) Adaptez vous à la culture d’entreprise. Certaines personnes attendent d’être invitées parce qu’elles le sont toujours en tant que représentant d’une partie prenante. Dans certains cas, les réunions d’informations élargies sont nécessaires avant de prendre une décision au cours d’une autre réunion plus rapprochée mais dans d’autres contexte, la décision est prise avant la réunion d’information.

11 ) Ne confondez pas invitation et diffusion du compte rendu de réunion. Ce dernier peut être élargi à d’autres intervenants, absents ou débordés. La rigueur du compte rendu vous permettra alors de négocier certaines invitations si vous êtes en carence de place disponible, notamment pour les réunions d’information.

 

En savoir plus : http://www.squidoo.com/OneGreatMeeting/

Meeting invitations 23 mai, 2010

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Un sujet intéressant, abordé par le toujours très bon Geek&Poke :

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Le risque est relatif 28 avril, 2010

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From Geek&Poke

Signal d’alerte 21 avril, 2010

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Ne pas oublier qu’une alerte émet aussi un signal de fin !

Le traitement des alertes 20 avril, 2010

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Les processus d’escalades formalisent le chemin à suivre pour le traitement des crises et la gestion des alertes. Comme l’illustre la métaphore de l’échelle, l’information va remonter du bas vers le haut d’une organisation hiérarchique. Les barreaux de l’échelle constituent des paliers de traitement.

Dans la majorité des cas, les processus d’escalades sont déclenchés par des collaborateurs de terrain, qui souhaitent sensibiliser sur les impacts opérationnels d’une prise de décision.

Une alerte attend une réponse.

Il est contre productif de ne pas traiter les alertes remontées par ses équipes. Faute de quoi, un manager peut perdre toute la confiance de ses subordonnés, puis peu à peu perdre le contact avec les opérations. Le traitement doit être à minima une notification de prise en compte.

Comme un non-traitement déresponsabilise l’opérationnel, ouvrant la voie à la fameuse sentence « j’avais prévenu », en conséquence, le jeu revient à submerger son manager de toutes les alertes possibles, comme autant de bouteilles à la mer. En d’autres termes, alors qu’on voulait peut être la faire taire, la source devient intarissable et incontrôlable.

Une alerte peut aider à identifier un risque.

Pour leur traitement, on peut associer la remontée d’alertes et l’identification des risques. Le traitement de l’alerte consiste alors à l’inclure, formalisée, dans un tableau de suivi des risques. Ayant généré une entrée tracée, l’alerte peut être considérée comme traitée. Ce traitement administratif peut faire gagner du temps à un manager, mais à terme, il peut s’avérer plus frustrant qu’autre chose. Surtout si le risque n’est pas traité à son tour, et qu’il est systématiquement accepté… ou minimisé.

Par ce principe simple, un manager signale à ses équipes qu’il prend en compte leurs alertes, mais qu’il les filtre et les regroupe selon sa propre compréhension de la situation. Il peut notamment exister des risques plus globaux, qui ne sont pas du ressort du manager, en particulier les problématiques organisationnelles, ou bien des risques qui cachent des suggestions d’amélioration d’une pratique ou d’un processus.

Dans le cas des alertes difficilement associables à des actions préventives et/ou des actions correctives, si le risque identifié n’est pas accepté ou acceptable, une alerte vers un échelon supérieur de la hiérarchie nécessite d’être levé à son tour.

Une alerte ne se transfère pas.

Les barreaux du processus d’escalade constituent des paliers de traitement. Et non pas de transfert. Lorsque l’on traite une alerte d’un subordonné pour saisir sa propre hiérarchie, il est fondamental de se l’approprier et d’enrichir le sujet. Il y a quelque chose de darwinien : si un acteur n’apporte pas de valeur ajoutée, à terme, il est court-circuité. On peut par exemple à cette occasion synthétiser les alertes qui vont dans le même sens, ou souligner celles qui sont des causes principales et non des conséquences.

Comme un journaliste ne révèle jamais ses sources, la manager doit penser à protéger sa propre équipe et devenir l’interface d’une crise potentiellement déclenchée. A proscrire, donc, les alertes de type « intel m’a dit que ». Le principe est le même qu’en journalisme : en exposant une source d’information, on perd sa confiance puis on la tarit. Je pense en particulier aux opérationnels, qui peuvent soulever une alerte sans disposer du temps de formalisation et de négociation nécessaire à sa résolution. Si l’alerte redescend en bas de l’échelle… l’effet boomerang est forcément pavlovien. Un reflexe à proscrire : le mail forwardé…

Une alerte se formalise.

Si les coups de fils spontanés peuvent apporter une résolution rapide, ne pas se priver, mais dans ce cas, il s’agira plus d’une confirmation que d’une vraie alerte nécessitant réflexion et décision. Les cas assez complexes peuvent par contre amener plus de confusion qu’autre chose. Si le coup de fil est nécessaire pour sensibiliser un interlocuteur, il doit ensuite donner lieu à une formalisation écrite.

Trois principes de base doivent alors être respectés :

  1. Rester factuel : pas de bouffée de pessimisme ou de découragement, pas de jugement de valeur.
  2. Etre force de proposition : donner des pistes de résolution, et si possible une matrice SWOT.
  3. Formaliser votre attente : demandez un arbitrage, une prise de décision dans un délai raisonnable.

Si le sujet reste très pointu, et que vous ne pouvez pas en maitriser les tenants et aboutissants, vous pouvez demander à votre source de participer à la formalisation et aux débats. En reprenant l’exemple du journalisme, le seul cas envisageable d’une exposition de la source, c’est pour mettre en avant un profil d’expertise, apportant légitimité et fiabilité à l’information. Mais dans ce cas, l’exposition a nécessité un accord préalable.

Une alerte reste rare.

Une remontée trop fréquente d’alertes peut mener une hiérarchie à considérer que la situation est mal gérée et hors de tout contrôle.

Le processus d’escalade doit être utilisé avec parcimonie : il mobilise du temps de la hiérarchie et doit se justifier. Par exemple, s’il s’avère qu’une alerte est moteur d’amélioration continue, il est préférable de la mentionner au cours des comités de pilotage ou du retour d’expérience.
D’un point de vue opérationnel, attention à l’autre extrême, qui consiste à officialiser un bureau des pleurs : toute alerte ne doit pas déclencher une action, mais au minimum une notification de compréhension. Notamment quand une alerte rejoint un risque déjà identifié et couvert, il faut l’expliquer et communiquer. Un manager peut aussi expliquer à ses équipes les limites de sa marge de manoeuvre, car il y a parfois les contraintes qu’il faut bien finir par accepter !

L’importance des indicateurs 16 février, 2010

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C’est en étroite relation avec mon thème du moment, alors pourquoi se priver ? Une fois de plus, je vous renvoie à un article de l’excellent blog de

http://management.about.com/od/metrics/a/Measure2Manage.htm

Un tableau de bord DSI 11 février, 2010

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A- Indicateurs financiers et stratégiques

Efficacité des investissements informatiques
- Budget IT / EBE (exédent brut d’exploitation)
- Budget IT / charges d’exploitation
- Budget IT / investissements globaux
- Budget IT / effectif IT
- Budget IT / effectif global
- Salaires IT / masse salariale globale

Répartition du budget IT
- Budgets « matériel », « logiciels », « services », « rémunérations » et « formation » / budget IT
- Budget matériel : part des achats et des locations
- Budget logiciel / budget matériel
- Budgets liés aux consommables

Contrôle de gestion
- Suivi des refacturations des prestations réalisées aux entités « métier »
- Suivi des marges et du résultat d’exploitation IT
- Dépenses par projet
- Calcul de coût de revient des produits informatiques (TCO)
- Calcul du coût des activités (Méthode ABC)

Stratégie
- Suivi du respect du « business plan » de l’entité IT
- Suivi des investissements, capacité d’autofinancement
- Gestion prospective et fidélisation des ressources humaines

B- Support / Maintenance

Help Desk (interne ou externe)
- Coût de l’assistance aux utilisateurs
- Nombre de tickets ouverts / population concernée ou effectif global
- Nombre de tickets / effectif help desk
- Nombre et durée moyenne des appels
- Nombre de questions définitivement traitées / en attente / non résolues

Satisfaction des utilisateurs
- Par questionnaire, enquête, sondage : réactivité, pertinence, délais…
- Identification des besoins en formation

Maintenance – Inventaire et suivi des contrats en cours
- Taux de panne et coût des interventions par utilisateur ou service
- Nombre et durée moyenne des interventions
- Coûts des interventions par type (télé-maintenance, déplacement sur site, nombre de personnes mobilisées)

C- Exploitation

Réseaux et systèmes
- Suivi de la charge
- Temps de réponse
- Disponibilité de la bande passante
- Temps de rétablissement en cas d’incident
- Besoins à venir

Applications
- Disponibilité des applications
- Suivi des erreurs et pannes
- Cycle de vie des applications

D- Gestion de parc

Parc matériel et applicatif
- Suivi de l’inventaire matériel et applicatif
- Suivi de l’obsolescence du parc matériel
- Nombre de postes / effectif global ou par département
- Applications les plus utilisées
- Adéquation logiciels installés / matériel
- Nombre d’imprimantes / département

Sécurité
- Suivi des dispositifs installés (anti-virus, anti-spam, anti-intrusion, etc.)
- Suivi des patchs applicatifs installés ou à venir
- Suivi et hiérarchisation des alertes
- Date du dernier audit de sécurité effectué

E- Gestion de projets

Projets internes
- Etat du portefeuille de projets
- Prévision de la demande de projets
- Respects des processus internes
- Suivi des engagements, en termes de délais, de livrables, de ressources et de coûts
- Comparaison budget/réalisé

Prestataires
- Suivi des objectifs, dates clés, responsabilités et, le cas échéant, des pénalités
- Suivi de la maintenance applicative
- Suivi du reporting

 

En savoir plus : http://www.journaldunet.com/solutions/0409/040924_panorama_indicateurs_dsi.shtml

Nécessité opérationnelle 1 janvier, 2010

Posté par dailymanager dans : contexte,efficacite,encadrement,operations , ajouter un commentaire

En prenant les rennes de EADS, on rapporte que Louis Gallois se serait exclamé : « comment une telle organisation peut elle faire voler des avions ? » Il faut dire qu’en matière de pilotage, cette entreprise à deux têtes ressemble plus à un montage politique qu’un attelage opérationnel. Et c’est parce qu’il ne faut donc pas chercher à la tête la lien directe du succès de cette entreprise de haute technologie.

Sur le terrain peut opérer un facteur supplémentaire, souvent caché ou inconscient, qu’on nommera la nécessité opérationnelle. Il s’agit de ce surplus d’énergie et de motivation qu’un membre d’un équipe va soudain déployer pour mener à bien un projet pendant les phases à haut risque, et notamment juste avant qu’il rentre dans le mur.

Cette force n’est pas facile à appréhender d’un point de vue extérieur : quand il faut passer dans le concret, il n’y a que les personnes de terrain, qui, finalement, savent ce qu’il faut faire et comment le faire rapidement. Dans ce cadre, c’est sur le dernier maillon opérationnel qu’on transmet la mission opérationnelle et la charge qui en résulte.

Dès lors, pour ce dernier maillon, qui devient de plus en plus critique, il devient une nécessité que les choses se passent opérationnellement le mieux possible, menant à bien le projet sur les quelques mètres du danger. Sur ces derniers mètres, il y a le livrable et sa qualification, ultime étape du projet : auparavant on aurait pu cacher ou se tromper sur l’avancement, mais dans les derniers mètres, c’est du concret et du factuel. C’est la nécessité opérationnelle qui prend alors le contrôle des opérations. Déploiement d’heures supplémentaires, pilotage direct des équipes, centralisation et reformalisation des informations, ce maillon peut alors court-circuiter certains processus organisationnels s’accaparant alors, par nécessité, certains rôles qui n’étaient pas les siens, avec la charge et la rancoeur qui va avec. Paradoxalement  d’ailleurs dans le domaine professionnel, cette prise de pouvoir est acceptée par l’ensemble des autres acteurs, qui, il faut bien le dire, font ainsi aveu d’impuissance temporaire. Encore faut il s’en rendre compte, car cet aveu est temporaire : la reprise en main et  la négation de cette épisode suivra très rapidement.

Mais comment la nécessité opérationnelle est elle déclenchée ? La question de la motivation est la plus difficile à résoudre. Comment cette ressource critique peut il opérer dans les faits ? Pourquoi ce déploiement volontaire et spontané d’une telle énergie ? Contrairement aux principes de la pyramide de Maslow, ce n’est pas une raison bassement matérielle (pas de prime à miroiter) ou de besoin de sécurité (pas de menace de licenciement) ou de besoins sociaux (pas de promotion au mérite) mais peut être un simple besoin d’estime (légitimité par le respect) ou d’accomplissement personnel (conscience professionnelle). Les managers sont plutôt les premiers surpris et les premiers à freiner : même si,  finalement, ils ne renoncent pas aux objectifs qu’ils ont donnés. De plus, les autruches, qui, temporairement, ont plongé la tête dans le sable le temps que la crise passe, ne tarderont pas à ressortir leur bec. La motivation n’est donc pas un calcul comme un ROI : l’opérationnel impliqué ne se fait, en général, aucune illusion sur la reconnaissance de son travail. C’est pour lui une nécessité et non pas une opportunité. Et si on constate une relative usure, il faut bien reconnaître que à la prochaine crise, il replongera, presque par réflexe : parce qu’il faut bien que quelqu’un fasse ce qu’il faut faire !

1979 : Loi de Hofstadter 23 novembre, 2009

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La loi de Hofstadter (ou Loi de glissement de planning) est une loi empirique concernant la difficulté de la planification dans le domaine de la recherche et du développement. Elle est typiquement constatée dans la gestion de développements logiciels.

La loi de Hofstadter déclare que :

« Ça prend toujours plus de temps qu’on croit, même en prenant en compte la loi de Hofstadter. »

Cette loi a été énoncée par l’universitaire américain Douglas Hofstadter dans son oeuvre-phare, Gödel, Escher, Bach, les brins d’une guirlande éternelle (Gödel, Escher, Bach: An Eternal Golden Braid[1]) (1979, Prix Pulitzer en 1980). Derrière une formulation facétieuse, la loi de Hofstadter rend compte d’une difficulté universelle : il est pratiquement impossible de prévoir le temps qui sera nécessaire à l’accomplissement d’une tâche complexe. Cette impossibilité est mise en exergue par le caractère auto-référentiel de la phrase qui se cite elle-même : de ce fait, elle introduit l’imprédicativité ou « raisonnement en boucle ».

Dans les développements informatiques les méthodes agiles prétendent prendre en compte la difficulté évoquée par la loi de Hofstadter.

En savoir plus : http://en.wikipedia.org/wiki/Hofstadter%27s_law

1958 : Loi de Parkinson

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La loi de Parkinson affirme que « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ».

Elle fut exprimée en 1958 par Cyril Northcote Parkinson dans son livre Les Lois de Parkinson, basé sur une longue expérience dans l’administration britannique. Les observations scientifiques qui contribuèrent au développement de la loi tenaient compte de l’accroissement du nombre d’employés au Bureau des affaires coloniales, ceci malgré le déclin de l’Empire britannique dans le même temps.

D’après Parkinson, cela est dû à deux forces :

  1. « Un fonctionnaire entend multiplier ses subordonnés, pas ses rivaux » : il a une tendance naturelle à recruter quelqu’un de plus compétent que lui au moins dans un domaine, mais aussi à diviser le travail pour éviter d’être remis en cause par l’un de ses collaborateurs. Il crée ainsi des besoins de coordination interne, qui entrainent une charge de travail supplémentaire, puis l’embauche de collaborateurs supplémentaires. On construit ainsi un système « autarcique » qui va consommer, de manière endogène, une part croissante de l’énergie disponible, conduisant à la deuxième loi :
  2. « Les fonctionnaires se créent mutuellement du travail ». Plus il y a de fonctionnaires, plus les demandes d’approbation qu’ils se communiquent mutuellement, ou tâches comparables, les occupent, de sorte que le travail accompli d’un point de vue extérieur par l’administration dans son ensemble n’augmente pas.

Il nota également que le total des employés d’une administration augmentait de 5 à 7 % par an « indépendamment de toute variation de la quantité de travail à accomplir (le cas échéant) ». Il a en effet pu constater que la diminution du nombre de bateaux, indicateurs de la charge de travail de l’administration concernée, était concomitante d’une augmentation du nombre de personnes travaillant dans l’administration. Il a ainsi mis en évidence une maladie fondamentale des bureaucraties administratives.

Ce « cancer bureaucratique » ne se développe que s’il y a carence de management. En effet, pour y remédier, la seule solution, comme en matière de cancer, c’est l’ablation. Il faut donc qu’un manager (cadre) décide de cette amputation, en supprimant les tâches qui se sont créées. L’une des manières de procéder à cette ablation, c’est l’externalisation.

L’un des corollaires de la loi de Parkinson, c’est que, dans toute situation administrative, on peut économiser périodiquement 20% du temps.

La loi de Parkinson est aussi utilisée pour évoquer un dérivé de la loi originale en rapport avec les ordinateurs : « Les données s’étendent jusqu’à remplir l’espace disponible pour leur stockage » ; acquérir davantage de mémoire encourage l’utilisation de techniques gourmandes en mémoire. Il a été observé qu’entre 1996 et 2006 l’utilisation de mémoire sur des systèmes évolutifs a tendance à doubler à peu près tous les 18 mois. La quantité de mémoire disponible pour une somme donnée a également tendance à doubler tous les 18 mois (voir loi de Moore) ; la loi de Parkinson affirme donc que l’on augmente les besoins jusqu’à ressentir toujours la même étroitesse des supports de stockage, malgré cette augmentation.

La loi de Parkinson pourrait être davantage généralisée comme : « La demande pour une ressource s’accroît toujours pour correspondre à l’approvisionnement de la ressource » (s’apparentant alors à la loi de Say).

Parkinson proposa aussi une règle relative à l’efficacité des conseils d’administration. Il définit un coefficient d’inefficacité dont la variable la plus significative est le nombre de ses membres.

En savoir plus : http://en.wikipedia.org/wiki/Parkinson%27s_Law

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