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1968 : Loi de Conway 23 novembre, 2009

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Loi de Conway est un adage du nom de programmeur informatique Melvin Conway, qui a introduit l’idée en 1968:

« Les organisations qui conçoivent les systèmes … sont contraintes de produire des modèles qui sont des copies de leur propre structure de communication »

La droit de Conway peut être illustrée et simplifiée comme suit : deux modules logiciels A et B ne peuvent pas correctement s’interface l’un avec l’autre, à moins que le concepteur de l’implémentation de A communique avec le concepteur et exécutant de B. Ainsi, la structure d’un système logiciel en tant que qu’intégration de composants va se montrer révélateur de la structure sociale de l’organisation qui l’a produit.

Exemples de loi de Conway
Considérer un grand système S que le gouvernement veut construire. Le gouvernement engage la société X pour construire le système S. La société X possède trois groupes d’ingénierie, E1, E2 et E3, qui participent au projet. La loi de  Conway donne à penser qu’il est probable que le système se composera de 3 principaux sous-systèmes (S1, S2, S3), chacun construit par l’un des groupes d’ingénierie. Plus important encore, les interfaces qui en résultent entre les sous-systèmes (S1-S2, S1-S3, etc) reflète la qualité et la nature de la communication interpersonnelle entre les groupes d’ingénierie respectives (E1-E2, E1-E3, etc.)

Un autre exemple: soit une équipe de deux personnes d’ingénieurs logiciels, A et B. Supposons que A conçoive et développe une classe de logiciels X. Plus tard, l’équipe découvre que la classe X a besoin de quelques nouvelles fonctionnalités. Si A ajoute les fonctionnalités, A est susceptible d’étendre simplement X pour inclure les nouvelles fonctionnalités. Si B ajoute les nouvelles fonctionnalités, B ne prendra pas de risque de régression sur X, et donc à la place va créer une nouvelle classe X2 dérivée de X, héritant de caractéristiques X, et portera les nouvelles fonctionnalités dans X2. Donc, dans cet exemple, le plan final est le reflet de l’organisation opérationnelle qui a mis en œuvre la fonctionnalité.

 

1968 : Loi de Conway dans amelioration climateorbiterbrowse

Mars Climate Orbiter s’est écrasé parce que l’équipe a utilisé des unités des États-Unis d’usage (par exemple, pouces, pieds et livres) tandis que d’autres unités de mesure ont été utilisées par une équipe sur des composants périphériques. Cette information était essentielle pour les manœuvres de placement de la sonde sur son orbite de Mars. «Les gens font parfois des erreurs», a déclaré le Dr Edward Weiler, administrateur associé de la NASA pour les sciences spatiales. «Le problème ici n’est pas l’erreur, il a été l’échec de l’ingénierie des systèmes de la NASA, ainsi que les contrôles dans nos processus afin de détecter l’erreur. C’est pourquoi nous avons perdu le vaisseau spatial.»

 

Il existe des preuves de la loi de Conway qui ont été publiées par une équipe de chercheurs de Harvard Business School. Leur étude révèle des différences significatives dans la modularité des architectures : les équipes distribuées ont tendance à développer plus de produits modulaires.

Cette loi peut être interprétée comme humoristique, dans la mesure où les organisations rigides qui ne sont pas disposés à se ré-organiser pour produire une conception optimale, peuvent finir par produire un sous-design standard qui ne fait que refléter l’organisation pré-existante. Mais l’essence de la loi de Conway s’applique aussi aux organisations flexibles qui sont prêts à ré-organiser pour produire une conception optimale.

Par exemple, considérons une entreprise flexible qui est chargé de concevoir une voiture, et l’entreprise ne dispose pas encore d’organisation d’une voiture de conception. La conception de la nouvelle organisation sera vraisemblablement composée de groupes qui correspondent aux principales composantes d’une voiture: moteur, le corps, la transmission, intérieur, électriques, etc.
L’essence du droit de Conway s’applique même à cette réorganisation: les composants et les interfaces de la voiture qui en résultent reflètent les groupes d’ingénierie et de leurs interfaces.

Et, fait significatif, tout manquement aux relations interpersonnelles entre les groupes d’ingénierie, se manifestera d’une lacune de la conception qui en résultent.

En savoir plus : http://en.wikipedia.org/wiki/Conway%27s_Law

1980, Culture des organisations 16 juillet, 2009

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Daniel Denison est professeur de gestion et organisation à l’IMD à Lausanne, en Suisse et partenaire fondateur de Denison Consulting. Son travail sur la culture organisationnelle et la performance de l’entreprise est bien connue avec un intérêt particulier pour le leadership et son impact sur la performance et l’efficacité des organisations. Dr.Denison a consulté de nombreuses grandes entreprises dans le domaine du changement organisationnel, le développement du leadership, et les problèmes culturels liés à des fusions et acquisitions, les redressements, et la mondialisation. 

http://en.wikipedia.org/wiki/Daniel_R._Denison

1980, Culture des organisations dans changement denisondan3

Au cours des dernières années, les universitaires et les praticiens en sciences de gestion ont mis l’accent sur l’étude de la manière de mesurer les dimensions de la culture organisationnelle et la façon dont ces mesures ont trait à l’efficacité et la compétitivité de l’organisation.

L’un des modèles les plus valables et utiles pour la mesures de la culture organisationnelle a été développé par Dr. Daniel Denison, au début des années 1980. Il a étudié les données de performance de 34 entreprises et a constaté que dans les organisations dont le travail est sensiblement plus organisé et où les individus sont plus impliqués dans la prise de décision, le retour sur investissement (ROI) et le retours sur les ventes (ROS) sont deux à trois fois plus élevé. Après la première série d’études, il a poursuivi et élargi la gamme de ses recherches et le nombre total d’entreprises a atteint 764 en 1995 et est encore en croissance rapide d’année en année.

Le résultat global de cette recherche est que quatre des traits culturels (adaptabilité, mission, implication et cohérence) influencent de manière importante la performance d’une organisation. Grâce à un examen précis par des outils statistiques, les effets de ces quatre traits sont remarquablement pris en compte dans la croissance des ventes, le rendement de l’actif (ROA), la qualité des bénéfices, la satisfaction des employés et la performance globale. Une vaste base de données a regroupé de plus de 1500 entreprises de toutes les parties autour de la planète (qui couvre l’Amérique du Nord, Australie, Asie, Amérique du Sud, et Europe), plus de 550 ont été sélectionnés pour constituer une référence fiable. Elles diffèrent de manière significative dans le nombre de salariés (de 10 à 866.730), dans le revenu brut (à partir de $ 200,000 à $ 184.000.000.000) et dans la vie de groupe (à partir de 5 ans à 200 ans).

La représentation visuelle prends la forme d’un cercle coloré, parcourant un large scope de domaines d’une culture d’entreprise.
denisonmodel dans communication

Au centre du cercle est l’organisation de base de croyances et d’hypothèses. Ces croyances et les hypothèses sont à la source des comportements et des actions des collaborateurs, de manière cachée et inconsciente. Chacun des quatre quarts de couleur ci-dessus est subdivisée en trois sous-dimensions telles que définies ci-dessous.

La participation (Involvement) est de le fait d’impliquer la capacité des employés. Un développement dans cet axe reflète combien l’organisation se concentre sur la formation et l’information des acteurs afin d’obtenir leur participation.

Responsabilisation (Empowerment): Les personnes habilitées ont elles une responsabilité réelle? Ont-elles un sentiment de propriété et d’initiative?

Encadrement (Team Orientation): La valeur est mis sur la collaboration pour atteindre des objectifs communs. Avez-vous compté sur l’équipe pour obtenir l’effort de travail ?

Développement des capacités (Capacity Developement): Avez-vous continuellement investi dans le développement des compétences de vos employés pour rester compétitifs, répondre aux besoins des entreprises, et motiver les employés au désir d’apprendre et de se développer?

La cohérence (Consistency) permet d’examiner si vous avez une forte cohésion interne.

Valeurs fondamentales (Core Values): Est-ce que votre compagnie a un ensemble de valeurs qui crée un fort sentiment d’identité et d’un ensemble clair d’attentes parmi les membres de l’organisation?

Accord (Agreement): Les dirigeants sont ils assez habile pour atteindre un niveau élevé d’accord et de concilier des opinions divergentes sur des questions essentielles?

Coordination et intégration (Coordination and Integration): Les différentes fonctions et des unités de l’organisation savent elles travailler ensemble? N’y a t il pas des frontières ministérielles en contradiction avec la coopération?

L’adaptabilité (Adaptability) est un axe d’une organisation axée sur la capacité de s’adapter rapidement aux signaux de l’environnement externe, y compris les clients et le marché.

Innovation (Creating Change): Avons-nous peur de prendre des risques afin de créer le changement? Sommes-nous capable d’apprendre à décrypter l’environnement de l’entreprises, d’envisager des changements dans les processus et procédures, et de changer en temps voulu ?

Orientation client (Customer Focus): Les organisations sont poussés par leurs clients, êtes-vous capable de comprendre vos clients, les satisfaire et anticiper leurs besoins futurs?

Apprentissage organisationnel (Organisational Learning): Pouvez-vous transformer les signaux internes en opportunités pour encourager l’innovation et l’acquisition de connaissances?

Mission (Mission): La réussite des organisations nécessite une idée claire de l’objectif qui définit les orientations à long terme. La mission a trait à l’identification de ces objectifs, utile si vous êtes en danger de myopie.

Vision (Vison): Avez-vous une vision partagée d’une situation future souhaitée? Est-ce que la vision est comprise et partagée par tous dans l’organisation?

Buts et objectifs (Goals and Objectives): existe t il  un ensemble de buts et d’objectifs liés à la mission, la vision et la stratégie, et des dispositions adéquates pour que tout le monde s’y base comme référence dans son travail?

Orientation stratégique et intention (Strategic direction and intent): Savez vous transmettre les intentions stratégiques de l’organisation et expliquer clairement comment chacun peut contribuer ?

 

Regardons maintenant le tableau d’ensemble. Les deux traits sur le côté gauche de la tarte (adaptabilité + participation), se concentrent sur le changement et la flexibilité alors que les deux autres sur la droite (mission + cohérence), montrent la capacité de rester stables et prévisibles au fil du temps. Divisée par la ligne médiane horizontale, la partie supérieure (adaptabilité + mission) est quelque chose de lié à une adaptation de la capacité des organisations en réponse à l’environnement extérieur et la partie inférieure (participation + cohérence) met l’accent sur les questions internes sur l’intégration des systèmes, structures et processus .

Une des particularité de ce modèle est qu’il se concentre sur deux paradoxes que chaque entreprise est constamment à la recherche de l’équilibre. D’un coté des entreprises qui sont axées sur le marché mais rencontrent des problèmes d’intégration interne ; de l’autre celles qui sont trop bien intégrée mais qui n’ont pas suffisamment de flexibilité pour s’adapter à l’environnement.

Outre l’évidente indications en provenance des quatre quartiers colorés, il est également significatif de voir ce graphique dans son ensemble, soit verticalement, horizontalement ou en diagonale. Les différents traits se rapportent à différents aspects de la performance de votre entreprise. Selon les résultats de la recherche, point de vue externe a une grande influence sur la part de marché et la croissance des ventes, tout en interne est plus axée sur le rendement des investissements et la satisfaction des employés, l’effet de la flexibilité est étroitement liée à l’innovation de nouveaux produits et services, et de la stabilité est de contribuer directement à performance financière, tels que le rendement de l’actif, le retour sur investissement, et de retours sur les ventes.

La mesure de la culture organisationnelle peut être un outil de diagnostic très utile pour visualiser le solde de votre organisation et la cohérence entre la capacité d’adaptation, entre mission et participation, entre stabilité et flexibilité, et entre les intervenants internes et externes. La mesure de la culture organisationnelle peut fournir des informations importantes qui aideront à orienter la transformation et les processus de changement. Cela permets surtout de rendre visible pour un dirigeant un concept ressenti au niveau opérationnel.

En savoir plus : http://www.denisonconsulting.com/dc/Default.aspx?tabid=29

La culture organisationnelle 14 juillet, 2009

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Concurents ou collègues ?

La culture organisationnelle a été largement étudiée au cours des dernières décennies, avec un lien fort entre la culture organisationnelle et la performance organisationnelle. Une forte culture organisationnelle peut être un véritable générateur de motivation et d’engagement. Dans une culture forte et solidaire, les organisations sont à la fois les valeurs fondamentales et très largement partagées. Dans cette forte intensité de croyances communes, il est relativement plus facile de tirer un consensus entre les salariés, à construire un accent important sur les buts et objectifs, pour réduire les risques de conflits, de cultiver un environnement d’apprentissage. Les employés ne doivent plus être obligés de travailler dur, mais le faire volontairement. Ils s’identifient à leur organisation, tout comme ils le font avec leurs familles et leurs communautés.

Seulement voilà, la culture d’une organisation, c’est le point devant lequel les dirigeants sont les plus démunis. Habitués aux chiffres et indicateurs, difficile de se faire une idée d’une notion aussi immatérielle. Certains rejettent carrément l’idée, pessimistes quant aux motivations purement salariales de leurs employés.Peut on voir l’impact produit par la culture d’une organisation interne sur la performance économique? Y a t-il des arguments convaincants ? Jusqu’à présent, la réponse a été oui, fondée par exemple sur les résultats des enquêtes à grande échelle menée auprès d’un large éventail d’entreprises. Kotter et Heskett en 11 ans de recherche dans 207 entreprises,  proposent avec des résultats passionnants : les entreprises avec des cultures qui mettent l’accent sur les principales circonscriptions de gestion (clients, actionnaires, employés) surclassent avec une énorme marge les entreprises qui ne disposent pas de ces traits culturels. Au cours de cette période de 11 ans, le premier groupe a réalisé une augmentation de 682% des revenus tandis que le second n’a eu que 166% d’augmentation. Le contraste est encore plus évidente dans le prix des actions: 901% d’augmentation contre 74% d’augmentation, et pour la croissance de son bénéfice net, 756% contre 1%.

Toutefois, il faut communiquer un premier avertissement. Forte culture n’est pas sans apporter d’immenses avantages. Tout en bénéficiant de la cohésion et les valeurs des objectifs de travail, vous pouvez aussi être confronté à une barrière culturelle rigide si vous voulez apporter des modifications. Une fois que les gens s’habituent à une culture, ils commencent à développer un instinct de protection contre tout changement. Dans ce cas, une forte culture peut lier les gens ensemble pour former une défense ou une non-stratégie d’adaptation, parfois à l’extrême inverse catastrophique et incontrôlable. Car la situation peut aussi être intéressante pour une gouvernance faible : avec un groupe fragmenté dans lequel les gens sont individualistes, moins susceptibles de résistance collective, le changement structurel et des techniques novatrices sont  beaucoup plus facile à mettre en action. Diviser pour mieux régner, un adage bien à propos.

Faute de discernement, la mise en place d’une culture d’entreprise et la recherche de la motivation risque de joue au yo-yo entre prises et pertes de repères. C’est toute la complexité de la démarche. Une culture organisationnelle souhaitable est stable et flexible : stable dans leur vision, leurs valeurs et la mission, mais élastique dans la structure et les opérations.

Manager de transition 2 septembre, 2008

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En matière de conduite du changement, tout le monde s’accorde sur la définition de l’objectif à atteindre, mais peu ont une vision claire de l’itinéraire à suivre. Dans ce contexte, des lutes politiques émergent, chacun esquissant un portrait du futur, dans lequel il se place dans un des meilleurs rôles. En interne, les changements, réorganisations, restructurations, ou respositionnement, seront toujours entâchés de procès de mauvaises intentions. D’ailleurs, le projet le plus réaliste risque d’être écarté pour la simple raison qu’il secoue un peu trop le décideur du moment.

Une nouvelle approche se présente comme le management de transition. Depuis le début des années 70, d’abord aux Etats Unis et aux Pays bas, elle s’est propagée en France à partir des années 2000.

Confié à un responsable externe, le changement est obligatoirement encadré dans une période déterminée dès le départ, variant entre 6 et 18 mois. La neutralité de cet intervenant, qui n’est pas salarié de l’entreprise, implique qu’il n’est pas partie prenant dans les conditions de réalisation de l’objectif, puisqu’il n’a pas de vocation politique interne. Il n’est pas non plus soumis à une relation hiérachique, et doit garder sa liberté d’expression. Tout un pan de débat politique s’efface alors pour pouvoir se consacrer efficacement au moyens à mettre en oeuvre et l’identification de la meilleure organisation cible. Il est alors possible de remettre en question des acquis, prendre des risques, apporter un regard nouveau sur les réflexes et les procédures déposées dans le coffre fort de la culture d’entreprise.

Les changements concernés sont organisationnels, ils embarquent des contextes hiérachiques et décisionnels :

Pour les cas de remplacement de dirigeant, noter que contrairement au manager de transition, l’interim de cadre aura pour seule mission de palier à une absence, sans remettre en cause l’organisation et le contexte quotidien. Le cadre en intérim s’inscrit dans une logique de continuité, alors que le manager de transition s’inscrit dans une logique de changement.

Dans la majorité des cas, le manager de transition arrive dans un contexte de crise. La plupart des témoignages de missions font état d’une confrontation avec la base opérationnelle, suite à la mise en plase d’une restructuration de la direction, qui éprouve alors le besoin de se déplacer sur un terrain annexe pour neutraliser les hostilités.

Malheureusement, la plupart des directions sous estiment les impacts d’une réorganisation. Pire, elles estiment pouvoir se débrouiller seules et ne pas avoir besoin d’aide. Cela demande en effet pas mal de courage personnel de s’avouer dépassé par des évènements. Et cela demande aussi pas mal de courage entreprenarial, de faire comprendre à ses équipes que l’on est allé chercher ailleurs la compétence pour conduire le changement ; sous entendu pour les équipes, la compétence n’existait pas en interne. Il s’agit soit d’une lucidité personnelle, soit d’une forme de désaveu hiérarchique. Une situation qui fait que les premiers jours et première semaines de prise de poste du manager de transition sont décisives, humainement et relationnellement parlant.

Aujourd’hui, pourtant, dans le cadre de la fusion de deux filiales du groupe pour lequel je travaille, je crois que ça serait une bonne idée. Peut être même plus largement, le basculement d’un mode de fonctionnement PME à un mode de fontionnement Groupe pourrait être menée à bien par une telle prestation. Seulement voilà… encore faut il ne pas se voiler la face sur la situation et ne pas s’auto intoxiquer par une communication coué.

En savoir plus :

http://fr.wikipedia.org/wiki/Le_Management_de_Transition

http://www.ceo-europe.com/ceobulletin.php?fromsite=wceoBUL&num=15&lang=EN&ws=1

Inverser la pyramide 28 août, 2008

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Une fois n’est pas coutume, je vais me contenter de copier-coller un texte intégral, issu de http://www.voxacademia.com/spip.php?article8

Les illustrations sont issues de http://www.businessgyan.com/content/view/2609/527/

 

Dans la pensée dominante en Management, une entreprise doit s’appuyer sur certains fondamentaux pour fonctionner correctement : des frontières de responsabilités bien établies, un organe de décision qui coordonne et contrôle les tâches de façon hiérarchique, des procédures de résolution des conflits adaptés à l’organigramme.

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L’efficacité de ce schéma très rigide est contestée depuis de nombreuses années par Michel Crozier pour lequel la capacité d’autogestion des acteurs prévaut sur la règle bureaucratique ou sur l’autorité hiérarchique. Dès 1970, dans son ouvrage intitulé « la société bloquée » paru aux Editions du Seuil, Michel Crozier évoque :  » Le contexte peu formalisé défini par le modèle d’autogestion possède une très forte capacité de récupération dans la mesure où les initiatives éparses des différents acteurs peuvent être facilement intégrées et reprises dans l’ensemble. L’isolement, la non-communication, la distance, le retrait derrière la règle ou derrière l’autorité ne constituent donc guère ici des stratégies payantes ; c’est au contraire, dans l’affermissement des liens interpersonnels, dans la diffusion de leurs initiatives et dans l’affirmation concomitante de leurs compétences que les uns et les autres trouvent une utilisation « rationnelle » en même temps qu’un principe régulateur de leurs interactions, avec son cortège de conflits, de juridictions, de spécialisations sinon d’éparpillement. » D’après Crozier (1970), le principe d’autogestion repose essentiellement sur la réciprocité des liens (renvoi d’ascenseur) et le respect de l’autonomie des acteurs.

La stratégie d’autogestion sous-jacente et clandestine au modèle bureaucratique s’affiche sans complexe à notre époque par des expériences originales d’entreprises revendiquant ouvertement une organisation sans ligne hiérarchique préétablie, dont les fondements sont calqués sur le modèle du compagnonnage ou du patronage : la pyramide inversée. La plupart du temps, il s’agit d’entreprises pour lesquelles il y a une absence de séparation entre les décideurs et les exécutants, et souvent également une absence de distinction entre les gérants et les propriétaires.

Dans ce contexte très particulier, chaque salarié est associé solidairement aux grandes décisions, comme compagnon et / ou comme associé, se prononçant le plus souvent dans la nomination du dirigeant (PDG) incarnant l’identité collective de l’entreprise, démocratiquement élu et révocable par tous. Temple de l’idéal égalitaire et fraternel, dans cette entreprise sans chef autoproclamé, chacun dispose en pratique d’un pouvoir équivalent à celui du PDG pour conduire « la bonne marche des affaires ». Les décisions se prennent de façon participative sous l’angle du consensus, avec des gratifications équivalentes pour tous, et avec un partage le plus équitable possible des responsabilités entraînant comme revers de la médaille, dans la plupart des cas, une grande polyvalence des tâches ou des fonctions.

Pour certains observateurs extérieurs, ce type d’entreprise témoigne d’une nouvelle utopie de gouvernance contre productive, en considérant que la préservation d’un cadre de vie égalitaire serait contraire à la cohérence des décisions, et à l’harmonisation des tâches. Prenons un contre-exemple : le modèle d’intelligence le plus abouti est le cerveau humain, dont l’efficacité réside sur une règle de fonctionnement non hiérarchisée. Il n’y a pas un centre de décision unique parmi les neurones, mais autant de centres de décision que de cellules nerveuses. Les fonctions de chacune d’entre elles sont définies au cours d’une négociation avec les autres. Dans ces conditions, on assiste à une redéfinition permanente des fonctions et de la répartition des tâches qui s’effectuent au cours des interactions entre les neurones, c’est-à-dire au fur et à mesure que se construit le tissu relationnel. L’architecture de cette organisation en réseau émerge au cours de ce processus.

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À la lumière de cet exemple, la véritable utopie se situe certainement dans la critique, faisant croire à une organisation idéale basée sur la pyramide hiérarchique, et généralisable en toutes circonstances. En effet, selon nous, il ne s’agit pas de remettre en cause les caractéristiques du modèle dominant de la pyramide hiérarchique et de le substituer au modèle plus controversé de « l’entreprise démocratique » ou de la « firme réseau », mais d’étudier les complémentarités entre ces deux approches en Management.

En effet, dans la plupart des organisations hiérarchisées, il existe un organigramme informel et tacite fondé sur la solidarité affective entre les acteurs, dont les liens s’expriment de façon plus forte que dans l’organigramme officiel. Cette solidarité s’exprime à l’intérieur de réseaux d’affinités qui échappent à l’arbitraire autoritaire et agissent souvent comme des « soupapes de sécurité », même si par ailleurs, ces cercles de relations instaurent de nouveaux pouvoirs fondés sur la notoriété, l’influence ou la confiance qu’inspirent certains acteurs en leur sein. Dans ces réseaux, la connivence et l’entraide se superposent en quelque sorte aux relations prévues officiellement par le découpage administratif ou hiérarchique, pour compenser les défauts de coordination par des rouages transversaux, pour fédérer les énergies, pour faire circuler l’information même à ceux auxquels elle n’était pas destinée. À l’intérieur du modèle pyramidal, les acteurs se rapprochent ainsi d’un mode de fonctionnement « plus démocratique », en recherchant davantage de souplesse face aux règlements abstraits et aux procédures désincarnées.

À l’inverse, dans l’entreprise sans chef, dont le modèle d’autogestion est comparable à celui du cerveau humain dénué de neurone central, les acteurs cherchent à se raccrocher à des points de repères plus formels et plus stables, surtout lorsque l’organisation commence à grandir en taille et qu’il devient nécessaire de mieux établir les frontières de responsabilités. Ce faisant, ils rapprochent leurs pratiques d’un mode de fonctionnement plus traditionnel, sans renoncer pour autant à l’originalité du dispositif initial.

En conséquence, la seule utopie qu’il convient de dénoncer en Management est celle qui prône l’universalité d’un modèle dominant de gestion des ressources humaines, car chaque entreprise reflète au contraire à travers son fonctionnement une diversité de pratiques toutes légitimées par les habitudes, l’histoire, l’identité des acteurs, qui fondent la véritable richesse immatérielle, invisible dans les bilans, mais pourtant bien tangible dans la création de valeur.

Christophe Assens

 

Croissance pyramidale 27 août, 2008

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Dans un groupe qui présente de forts objectifs de croissance, se pose maintenant le problème du niveau élevé de turnover, conséquence d’un marché du travail très tendu coté employeur. La demande flambe et les ressources disponibles et de qualité se font rares, et/ou chères… Du coup, pour atteindre ses objectifs de croissance, le groupe entre dans une stratégie de rachat d’activités complémentaires.

Pour l’employé, il est du coup très tentant de partir, mais un départ est tout de suite lié à une expression de déception des responsables, à tel point qu’on ne sait plus dissocier la sincérité de l’intérêt. C’est ce que j’ai vécu récemment, lorsque j’ai présenté ma démission, il en a suivi une longue et pénible série d’interrogations, sorte de chemin de croix des explications à fournir chacun des managers direct ou indirects. Séries de « c’est dommage » et de « comment en est on arrivés là », j’ai fini par leur donner un dernier bénéfice du doute, me dire que ces regrets exprimés étaient sincères. J’ai donc annulé ma démission sur un coup de tête, l’avenir me dira si j’ai fait une erreur de jugement.

L’entreprise, et le groupe, avec son système hiérarchique, est une pyramide sociale. En haut, la présidence. En bas, la base opérationnelle. Entre eux, des étages hiérarchiques intermédiaires. En grossissant organiquement, la pyramide de la base augmente, ce qui implique que le sommet monte et que la base s’élargit.

L’analogie avec l’architecture n’est pas anodine. Le miracle des pyramides d’Egypte est d’avoir pu tenir au travers des siècles. Même si l’image de l’immuable n’est pas forcément le meilleur, il s’agit ici de construire un édifice dont la base porte le poids de l’ensemble. Il y a un principe d’architecture commun pour toutes les pyramides, c’est le respect de la pente. C’est tout ce qui fait la magie de la conception, cette pente ni trop forte, ni trop faible, optimum de soutenir une masse colossale et résister aux érosions. Les pyramides égyptiennes, incas ou khmers n’ont pas toute choisi le même angle, mais chez chacune d’elles, il n’y a pas de rupture visible de la pente.

Dans cette représentation, la croissance consiste à augmenter la surface de la pyramide. Une croissance d’ailleurs qualifiée d’organique si elle est linéaire, en tout cas, retrouve un état stable. En géométrie, c’est une homothétie.

Croissance pyramidale dans changement pyramide01 Homothétie pyramidale

Pour atteindre cet objectif, deux stratégies sont possibles, qui passent toutes les deux par des états instables.

Le premier scénario est le recrutement massif, notamment via des jeunes diplômés. Le nouvel état corresponds alors à une augmentation de la largeur de la base. Dans ce contexte, la nature va tender à rétablir cette pente, et la base risque de s’effriter pour revenir à son état initial, luttant contre la volonté d’élargir. Non pas que les jeunes recrues repartent, mais que les anciennes décident à leur tour de partir. Notamment parce que la couche de middle management n’a pas grossi, et que le nombre de collaborateurs par manager a atteint un seuil critique. Chacun se plaindra alors du manque de disponibilité de son responsable, qui ne peut plus être au four et au moulin.

pyramide02 dans encadrementRecrutement massif et turnover

Second scénario, investir dans la couche de middle management, pour obtenir une structure capable d’accueillir et de retenir une base plus importante. L’équipe de responsable s’étoffe, en recrutement externe essentiellement. L’ensemble de la couche middle management se répartit un périmètre décisionnel plus large, et plus haut, décisionnellement parlant. On assiste alors à un bal de promotions, soulevant la direction au niveau fixé par l’objectif. Là aussi, nous observons une rupture de la pente, et la base doit supporter un poids plus important. Pas seulement au sens architectural d’ailleurs, car la pression managériale a tendance aussi à s’accentuer. Disposant de plus de temps, les managers s’impliquent alors un peu trop dans les opérations. Mais cet état est instable, car l’organisation se rends compte assez vite que ses coûts de structure explosent, et tendra à revenir à un modèle plus économique.

pyramide03 dans pouvoirGonflement managérial et surcoûts

Dans le groupe pour lequel je travaille, nous avons connu les deux approches. Le renforcement de la structure RH, qui a réussi à recruter, notamment via les stagiaires, mais qui a du mal à fidéliser. Et les réorganisations successives du management et récemment, la nominations de directions au niveau du groupe a illustré la seconde approche. Je vous passe sur le fait que le coût de structure du groupe est porté par une de ses composantes, faisant porter un poids excessif sur une partie de la population, on a pu le voir avec l’absence de participation.

Pourtant, une dernière stratégie n’a pas été explorée. Elle considère la croissance comme une série de paliers à franchir. Tant qu’on n’a pas passé un cap, on revient à l’état initial. Mais passer la marche suivante est le résultat d’une mobilisation complète et d’une présentation lucide de l’effort à faire.

L’une des stratégies est l’introduction d’un échelon hiérachique intermédiaire. Il ne s’agit plus de gonfler tel ou tel étage, mais de soulever l’ensemble. La pente de l’édifice présente alors plusieurs ruptures, mais selon des angles plus plats. Il s’agit ici d’un remaniement opérationnel, une partie de la couche de middle management passe à un management plus stratégique. Une partie de la base passe à un middle management. Chacune des couches hiérachiques transfert à la couche d’au dessus ses meilleurs acteurs.

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Deux problèmes majeurs vont se présenter à un tel mode de croissance. Faute de quoi, il s’agira ni plus ni moins d’un des précédents modèles instables.

Le premier problème réside dans la définition des rôles de la nouvelle couche middle. Là où il avait auparavant un middle management omnipotent et omniprésent, il faut envisager deux étages distincts, ne se marchant pas sur les pieds. Nous pouvons alors nous inspirer des modèles que j’ai décrit dans un précédent article sur l’HIM, séparation des trois niveaux de contrôle (Strategie, Management, Contrôle). Une autre opportunité serait que les collaborateurs issus de la base gardent un contact opérationnel, voire même une partie productive ; attention toutefois aux temps partiels incontrôlés. Faute de bien répartir ces rôles, on aurait un gonflement global de la couche management, ce qui nous ramènerait au modèle instable de « gonflement managérial et de surcoûts ».

Le second problème est la légitimité de « ces meilleurs acteurs » dans un contexte de promotion interne. Que ce soit par rapport à la base : ils vont devoir gérer leurs anciens collègues. Et que ce soit par rapport au management : ils vont devoir devenir collègues de leurs anciens managers. Si cela marche, est légitime et est accepté, cela illustre des opportunités de carrières au sein de l’entreprise, et peut générer un appel d’air vers la base. Présentés en exemple, ces managers opérationnels peuvent devenir de formidables ambassadeurs pour recruter. Mais faute de bien aborder la légitimité des promotions et prise de nouveaux postes, on pourrait générer des frustations et de l’impatience, ce qui nous ramènerait au modèle instable du « recrutement massif et turnover ».

Cette modélisation d’une organisation par une pyramide, ce type de démonstration, comporte un parti pris implicite. Les organisation ne sont pas toutes structurées selon des principes de hiérachie. Cela n’intègre notamment pas les équipes transverses, les fonctions connexes à l’activité principale.

De récente approche on souligné qu’un contexte hiérarchique est contre productif. Il implique en effet de l’énergie perdue dans les luttes de pouvoirs et la recherche frénétique de nominations : on parle alors de « politisation ». Si les approches management2.0 consiste à vouloir « inverser la pyramide », en considérant que les décisions sont portées par la base sous forme d’initiatives, en valorisant les opérateurs pour essayer de briser leur revendications promotionnelles… il est même récemment question de tout faire écrouler pour rebâtir différemment : je nous présenterai demain les grandes lignes d »une architecture neuronale, appelée aussi « pyramide inversée ».

L’équation du changement 25 août, 2008

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La conduite de changement représente une grande partie de mon quotidien métier. Dans le contexte franco français, la séparation des rôles entre MOE et MOA a facilité l’émergence d’un métier AMOA, qu’on nomme dans les contextes anglosaxons « analyste métier » ou « chef de projet utilisateur ». Je me considère comme l’interface entre les concepteurs de solutions (system makers) et leurs utilisateurs (system users). Interface, voire médiation, tant les environnements ne parlent pas le même language, ne sont pas préoccupés par les mêmes besoins.

Je dois donc accompagner le changement, spécifiquement lorsqu’il s’agit de la mise en place d’un nouvel outil à la place d’un autre, ou de l’informatisation d’un processus humain. Au final, darwing oblige, c’est l’utilisateur final qui utilisera ou non le nouvel outil, le nouveau support qu’on lui proposera. Si le nouveau ne correspond pas au besoin réel, ou s’il est plus pénible à utiliser, si l’on ne voit pas l’interêt de changer l’ancien… l’inertie au changement risque de couler le projet, quelque soit sa qualité fonctionnelle et sa pertinence métier.

L’équation du changement est un des modèles que j’utilise et que je garde en tête :

Chaque utilisateur, ou leurs représentants, doivent donc remplir les conditions préalables au changement. Souvent, heureusement, la MOA est le moteur du projet, elle commande le projet à une MOE, et lui exprime les besoins et les contraintes qu’elle connait. Mais souvent la MOA représente les utilisateurs, et doit elle même se pencher sur cette équation pour prévoir l’acceptation de sa solution par les équipes.

Penchons nous sur chacun des élèments de cette équation :

A= envie de changer

Un outil non ergonomique, une technologie qui n’a plus le vent en poupe, ou tout simplement la routine, par l’aspect ennui. Dans certains guides de conduite de changement, il est recommandé de travailler en amont du projet, bien avant de le dévoiler, pour générer de l’insatisfaction sur le quotidien. Une fois dégradé l’environnement, le changement, faute d’être le meilleur, sera déjà mieux (comparatif et non superlatif).

B= opportunité du changement

La bonne compréhension des enjeux, l’ouverture à d’autres métiers, l’automatisation des tâches pénibles et l’amélioration du confort. Il faut alors accepter que certains soient personnellement intéressés par le changement, s’il améliore une productivité par exemple, permettant de tenir des objectifs chiffrés, qu’il ne faut alors pas immédiatement revoir à la hausse. L’utilisateur doit trouver son intêret si l’outil améliore sa performance, et non si on lui en demande encore plus.

C= chemin pour y parvenir

La communication, la sensibilisation, la visibilité sur les étapes futures et l’identification des points de sortie et les scenarii de retour. Par exemple, bien faire comprendre que l’outil peut présenter quelques disfonctionnements, que quelques rodages et versions correctives seront planifiées, identifier les formations nécessaires. Il faut aussi oser parler de l’échec d’un projet, de solutions alternatives, et surtout, identifier les solutions temporaires et transitoire.

 

Dans la littérature (Beckhard & Harris in ‘Managing Complex Change’ 1987) je suis tombé sur une équation alternative, que je vous donne tout de même, en illustration :

Vous noterez la grand absence de ces équations : la composante managériale. Parfois le changement est la conséquence d’une mise en place impérative, ordonnée dans un cadre soit légal soit hiérachique. Pour imposer le changement, les directions adoptent alors la méthode dite du « big bang », c’est à dire supprimer les accès à l’ancien système pour imposer le basculement sur le nouveau. Elles misent tout sur un coup de force, savent pertinnemment et l’admettent, qu’il y aura un peu de casse : baisse de la performance (même temporaire), pouvant même entraîner le départ d’une partie des personnes concernées. Dans le cadre d’un produit grand public, c’est le départ d’une partie des consommateurs vers la concurence, avant l’arrivée d’une nouvelle cible de consommateurs : ce repositionnnement passe par une phase transitoire qui doit être la plus courte possible. Dans le cadre d’un outil managérial, ou d’un changement de direction, comme la fusion/acquisition de filiales et activités, les utilisateurs qui s’en vont, ce sont les collaborateurs qui démissionnent. Là aussi, il s’agit d’unetransition,quelques anciens s’en vont, remplacés par des nouveaux, pas définition déjà acquis, car soucieux de retrouver une stabilité après leur recherche d’emploi. C’est le sens du R dans l’équation de Beckhard & Harris, le coût au changement, qui peut être complétement intégré dans la démarche.

Je considère pour ma part, mais je l’ai très rarement entendu dire, que si un changement n’est pas accepté, c’est que l’on a raté quelquechose… Au lieu de cela, trop souvent, le responsable du frein est diabolisée. Ce collaborateur n’est pas contente ? C’est qu’il n’a rien compris… alors tant mieux qu’il parte !

Finallement, la conduite de changement, même si c’est une des composantes du métier AMOA, elle existe dans tous les métiers humains, à chaque fois qu’il y a une équipe et un contexte. On peut avoir d’excellentes idées, mais ne pas réussir à changer les choses pour les appliquer. L’équation du changement est vraiment à prendre en considération quand on se heurte à des freins non identifiés, le sentiment d’incompréhension face aux désappointements et le sentiment d’impuissance face à l’inertie des choses.

L’élèphant et la porcelaine 12 août, 2008

Posté par dailymanager dans : changement,communication,contexte , ajouter un commentaire

Je commence à donner des titres dignes de fables de La Fontaine. Juste les titres hein… par ce que reste n’est pas une fable. C’est aujourd’hui que doit se faire le déménagement des postes sur le plateau de développement. Oh ce n’est pas un grand départ, puisqu’il s’agit d’une réorganisation des bureaux, consécutive à la nouvelle donne amorcée il y a 3 mois déjà par la nouvelle direction technique. Je suis peut être loin, mais je me tiens informé !

L'élèphant et la porcelaine dans changement dmngt

En matière de changement, un déménagement est surtout un symbole. Il s’agit d’un nouveau départ pour les équipes, une redonne psychologique destinée à donner une impulsion vers de nouveaux objectifs ou de nouvelles méthodes. C’est un bon point, souvent mentionné dans les conduites de changement, de matérialiser le changement sur un visuel direct. Changer les plantes, changer le papier peint, ou changer de bureau… tout ce qui touche au quotidien. On pourrait aussi citer changer de Grumly.

 

Pourtant, sur cet exercice ultra simple, les susceptibilités doivent être ménagées. Dans une optique de frein au changement, le moindre chamboulement induira un braquage, effet inverse de l’impulsion voulue. Il s’agit donc bel et bien d’un petit accompagnement au sein d’un gros changement. Là aussi, les poupées russes font des ravages.

Au premier lieu, la sensibilisation. Ne pas annoncer une décision du jour au lendemain, surtout si elle donne l’impression de venir de loin et être préparée… Expliquer les raison de la nouvelle donne, même si il n’y a pas lieu à tergiverser. Pourquoi le regroupement se fait comme cela, quelle est la raison de certains rapprochement… Faute de ces explications préventives,  le déménagement est vécu comme une contrainte, un ordre, qu’il n’est pas forcément facile d’accepter. Surtout qu’il sera vécu au quotidien par la suite : on verra alors fleurir les petites remarques « tu sais, moi, j’ai été mis au placard » et autre mesquineries de fennecs.

Sensibiliser les personnes concernées permets d’ailleurs d’avoir leurs premières réactions. Parfois, ces retours sont frappés du coin du bon sens, et une petite adaptation permet d’induire un autre effet : l’adhésion au changement. C’est un ressort bien connu des managers, laisser à leurs projets des petites marges de manoeuvre pour s’adapter aux idées des équipes. Ces modifications peuvent être profondes ou mineures, cela reviendra d’ailleurs strictement au même. De la même manière, justifié, un projet sensible peut ne pas bouger d’un pouce. Au minimum, tout le monde est prévenu et a obtenu une réponse à ses questions. On sait alors où on va, et même si ça ne nous convient pas, on y voit plus clair.
A contrario, un effet de surprise enclenchera toujours de la suspicion. Non pas que les personnes pensent toujours à mal, mais c’est un réflexe de crainte, incontournablement humain, d’avoir peur du changement. Un projet non annoncé, qui se dévoile au dernier moment, comme a pu l’être le projet de fusion de deux filiales, engendre des suspicions au delà de toute raison, faisant boule de neige avec d’autres procès d’intention. On flirte alors avec des théories du complot, qui naissent sur le terrain fertile du « on nous a caché qqch, donc il y a qqch à cacher ».

La considération des personnes dans les équipes est une pierre fondatrice de tous les discours de management. Mais cela se visualise par des actes d’ouverture, et non par l’exercice d’un pouvoir hiérachique autoritaire. Je sais pas s’il y a une ancienne ou une nouvelle école, mais il me semble évident qu’il veut mieux convaincre qu’imposer pour arriver à ses fins.

Le fond et la forme sont deux facettes indissociables. Même si le projet est bien fondé, le manager non attentionné peut le mener avec perte et fracas. Et si on me répond qu’il n’a rien d’autoritaire, que « la porte est ouverte » à toutes les questions… j’ai déjà parlé précédemment de cette fausse excuse mangériale. Ne pas répondre non plus « je n’ai pas le temps », sinon cela donne le message que tout le reste est plus important que la considération des personnes.

C’est dommage car un déménagement, c’est le changement le plus simple à négocier, il est à la fois le plus impactant sur le quotidien et il offre le plus de marge de manoeuvre. Les équipes opérationnelles, déjà ultra-sensibilisées par les changements plus vastes, pourraient bien jouer le rôle des soucoupes et tasses à café.

 

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Le syndrôme de Cassandre 11 août, 2008

Posté par dailymanager dans : changement,contexte,legitimite,risques , 4 commentaires

Cassandre est une figure mythologique qui a pas eu la vie facile. Tout commence, comme toujours, par du fricotage avec un dieu, et puis elle choisit pas le plus moche, c’est Apollon lui même qui lui fait un enfant. C’est pas un ingrat, il lui fait un cadeau sympa, il lui donne le don de prophétie. Et puis, comme dans les vieux couples, ça finit par se détériorer, et Cassandre décide de faire chambre à part. Apollon, fier et furieux, complète alors le don par une malédiction, celle de ne jamais être crue.

Ah je ne vous ai pas dit un truc important : Cassandre est la fille de Priam, le roi de Troie. Alors quand Paris décide d’aller enlever sa promise, la belle Hélène, Cassandre pressent bien que ça va mal finir avec les grecs et que c’est peut être pas la meilleure idée… mais personne l’écoute. Elle passe pour gentillement folle. Quand les grecs arrivent pour assièger la ville, Cassandre les prévient longtemps à l’avance… mais tout le monde l’ignore. Elle passe pour folle furieuse. Pour finir, le cheval de Troie, elle voit bien que c’est pas une bonne idée de le faire rentrer dans la ville… mais Cassandre, vas tu te taire à la fin ?

Lors de la mise à sac de la ville, Cassandre est violée par Ajax, mais à la limite c’est anecdotique parce qu’elle finit concubine-trophée de Agamemnon, qui lui fait deux enfants. Mais je garde le plus beau pour la fin, elle finit assassinée par quelques survivants troyens, qui lui reprochent d’avoir, par ses prophéties, attiré le mal sur la ville de Troie juste pour avoir raison, si ça c’est pas vil.

Voilà, la petite histoire en préambule est finie, j’espère que ça vous a plu. Je suis désolé qu’elle finisse mal, mais que voulez vous, les happy ends, dans la mythologie grecque, ça arrive quand même très rarement.

Les prophètes ont toujours tort d’avoir raison

- Boris Vian -  

La conduite de changement a son pire ennemi : le frein au changement. Et souvent, une des mauvaises pratiques est d’appliquer le syndrôme de Cassandre. Et oui, c’était pas juste pour vous raconter une histoire, je voulais en arriver là !

Dans les équipes confrontées au changement, il y en toujours un porte parole mécontent. Un membre qui craint pour ses conditions de travail, qui voit bien que tout ne sera pas comme avant, et qui anticipe déjà les aspects négatifs de la nouvelle direction et stratégie. Souvent, d’ailleurs, ce réfractaire est tout seul, non pas que ses craintes ne soient pas partagées, mais l’effet témoin fait qu’il sera le seul à le montrer. Les autres membres adoptent alors une attitude d’observation, pour voir comment seront traités ce réfractaire et ses revendications. Si ça ne passe pas, ils ne seront pas mouillés. Et si ça passe, tout le monde en bénéficiera. Stratégie gagnante à tous les coups, que l’on appelle effet témoin, j’aurai l’occasion d’en reparler.

Le syndrôme de Cassandre s’applique quand le manager traite ce réfractaire comme un cas particulier. Il nie l’intérêt d’écouter ce qu’il a dire, sous pretexte qu’il voit le mal partout, que sa vision est pessimiste. Dès lors, ses prédictions ne sont pas valides, il ne faut pas l’écouter. Vous savez, quand on entends les réponses du style « non mais lui de toute façon… » Le changement continue d’aller de l’avant, en ignorant le porteur de craintes… Plus tard, lorsque le changement échoue, le manager accusera le refractaire d’avoir été le principal frein, et d’avoir contaminé les autres avec ses idées noires… bref, d’avoir causé l’échec pour avoir raison. Le mythe de Cassandre est bouclé.

Je me suis senti Cassandre au cours de ces six premiers mois de l’année. Au lieu de répondre à mes questions, je me suis senti isolé du groupe, envoyé en mission au loin. J’ai entendu les propos « tu vois tout en noir », « tu négatives tout », et même des recommandations de me taire, pour ne pas propager cette vision aux autres. D’une part, c’est me donner un pouvoir de nuisance très au delà du réel, mais surtout, c’est ignorer superbement l’intelligence des autres, et se voiler la face quant aux problèmes soulevés.

Seulement voilà… avec ce fichu effet témoin, je me suis retrouvé sans soutien. Mon cas est devenu un cas particulier isolé, à traiter en tant que tel. Aujourd’hui, je sais quels seront les problèmes rencontrés par la société enfin d’année, problèmes qui seront les mêmes que ceux rencontrés il y a deux ans, avec en plus un risque de perte de contrôle de la structure offshore, le tout lié à l’impossibilité récurente d’apporter du volume d’activité via une avant vente déresponsabilisée. Mais voyez vous, cette vision des choses, n’importe quel manager doté de sens commun la rejetera, car en plus de remettre en cause sa stratégie, elle ne propose aucune solution d’amélioration. Cassandre est toujours illégitime.

En fait, le gros problème de Cassandre c’est qu’elle s’exprime de manière hystérique. Personne ne l’écoute, et le ton monte progressivement, jusqu’à ce que la forme masque le fond. Le manager a alors fort de souligner cette forme impolie et catastrophique pour dénigrer le message lui même. C’est ce qu’il se passe lorsque l’on réponds « il faut critiquer positivement ». Ah la belle affaire, critiquer positivement, proposer des choses pour améliorer. Lorsqu’on utilise cet ultime argument, c’est déjà trop tard. Ce n’est pas au collaborateur de proposer des choses, à quoi servirait le manager alors ? Le subordonné est en droit de faire part de son mécontentement et de ses doutes. C’est au manager de répondre à ces questions. L’inversion de subordination est malheureusement trop courant. D’ailleurs, j’ai pu faire l’expérience qu’un même message, même associé à des propositions positives, n’est pas allé plus loin. Car ce manager qui dénigre la « mauvaise critique », n’accepte pas non plus les propositions qui ne viendront pas de lui. C’est tout le paradoxe de l’ego managérial. J’ai fait des propositions concrètes, jusqu’à poser une candidature détaillée et motivée pour exprimer ma vision des choses sur les activités de direction de projet et de direction d’avant vente. Mais on continue de taxes mes critiques de « négatives ».

Si seulement Cassandre pouvait être écoutée dès le début. Si seulement elle ne montait pas si vite sur ses grands chevaux. C’est qu’un message, pour être entendu, doit être porté avec calme et diplomatie. Il ne suffit donc pas dire « j’ai peur », ou « tout va mal », ou « on me traite comme de la merde », ou « on aurait pu (dû?) me demander mon avis », et toutes les variantes que je ne vais pas faire ici des expressions de frein au changement.

Aujourd’hui, après avoir endossé le rôle de Cassandre, j’ai souhaité me mettre en retrait, fuir avant la chute de la ville pour ne pas finir comme elle. Puisque mes questions n’ont pas de réponse, puisque l’on ne croit pas à ma capacité à analyser et agir pour améliorer les choses, je vais donc assister de loin au lent déroulé des opérations. Déjà mes craintes se matérialisent, je vois que certains sujets urgents ne sont toujours pas traités, voire pris à l’envers… mais il veut mieux se sentir impuissant parce qu’on est loin que se sentir impuissant parce qu’on n’est pas écouté.

Silence, on tourne 31 juillet, 2008

Posté par dailymanager dans : changement,connaissances,demarche,operations , ajouter un commentaire

Dans une société de services, il y a deux grandes d’activités, séparées entre régie et forfait. Déjà, si vous n’êtes pas d’accord avec ça, il faut le dire tout de suite… ! 

Sur le forfait, j’ai vu de nombreux projet être déstabilisés par le départ d’un membres en régie. La tentation est alors forte de dresser des cloisons : quelqu’un au forfait reste au forfait, pas trop loin… et bah… quelqu’un en régie retourne en régie. Chacun chez soi et les moutons seront bien gardés.

Mais en allant contre la rotation des effectifs, qui ont envie de bouger plus vite que les opportunités, on frustre surtout collaborateurs, et l’amertume de rater « la mission de leur vie ». Finalement, ce n’est vraiment pas le rôle des chefs de projet ni de la direction de décider ce que fera tel ou tel collaborateur. Et si un effort ponctuel est acceptable, négociable, il devra être reconnu et limité.

J’ai eu l’occasion d’alterner régie et forfait. Je les considère comme deux exercices complémentaires. Il n’y en a pas un plus facile, il n’y en a pas un plus exigeant.

Hier, le chef de projet sur lequel je viens d’arriver m’a confié qu’il trouvait dommage que je sois un prestataire et pas un interne. J’ai décrypté assez vite ce qu’il sous entendait, et il m’a confié que l’année dernière, le projet avait été abandonnée suite au départ des principaux acteurs. Cette perte de connaissance avait imposé un stop du projet, puis une archéologie minutieuse (c’est le terme) avant de reprendre le chantier.

L’avant vente n’est pas non plus à l’abri. Le départ du responsable avant vente a entrainé une véritable perte de mémoire organisationnelle. Le jeu des références projets, la base des argumentaires pour telle ou telle problématique, sont des terrains de connaissances qui ont basculé en friches. Dans un contexte de solitaire, il n’avait pas besoin de s’organiser pour historiser l’information. Mais dès lors qu’on souhaite répartir les projets d’avant vente entre plusieurs personnes, il s’agit de travailler en équipe, et de communiquer entre les membres. Je ne parle même pas d’uniformiser les pratiques et outils, afin d’industrialiser et uniformiser les réponses aux appels d’offres.

On a vu des dossiers avant-vente abandonnées simplement parce que le principal contributeur n’était plus disponible. Il faut dire que ces dossiers sont confiés à des inter contrats, dont on souhaite qu’ils trouvent rapidement une mission ou un projet. Au final, ces équipes tournantes indépendantes sont dans l’incapacité de capitaliser, et chacun ré-invente la roue… au risque de la laisser dans le fossé.

Systématiquement, le turn-over est géré comme une crise ponctuelle, avec un règlement au cas par cas. J’ai fait partie de ces chefs de projet qui ont crié au scandale, et qui en ont voulu au commercial qui avait présenté une opportunité à Mon membre de Mon équipe de Mon projet. Car il s’agit bien d’un coût que va porter immédiatement Mon budget, et sans doute un impact sur Mon planning.

On pourrait considérer que le turn-over, interne ou externe, n’est finalement qu’un incident de parcours. Au même titre qu’un membre qui tombe malade ou une grève de transport un jour de livraison. Mais ce cas se concrétise tellement fréquemment dans les projets, qu’il serait peut être salutaire d’y apporter quelques réponses. Je l’ai vu une fois apparaître un tableau de risques, mais aucune action en regard pour le réduire.

Et si au lieu de luter contre, nous intégrons ce turn-over dans les méthodes et procédures projets ? Au minimum dans le reporting projet ? Car le recoupement et le transfert de compétence, qui est logiquement, à la charge du prestataire, assimilable à un coût de structure, est incontestablement imputé sur le projet, et plombe son efficacité.

Parmi les solutions possible, j’ai pu expérimenter quelques pratiques de knowledge management. Disons que l’idée générale est que l’information y est considérée en partage, et non pas un moyen de pouvoir. Ce n’est plus parce que je sais quelque chose, que je deviens être incontournable. Avec la mise en place d’espaces collaboratifs sur les projets, capables d’accélérer l’intégration de remplaçants dans les équipes.

Le manager opérationnel n’est plus celui qui sait tout, et cela ne le destitue en rien de sa responsabilité de décideur. Il a même au contraire, une vue plus juste du problème puisque partagée, et pourquoi pas, ajustée par l’avis d’un autre membre. Ce qui lui permet de mieux décider. Voilà que je me mets à vendre le knowledge management comme des salades… il serait plus sage d’y revenir en détail une autre fois…

Quoiqu’il en soit, aujourd’hui, je suis assez confiant sur la capacité de l’équipe restante à me remplacer. J’ai toute confiance en les trois personnes qui me remplaceront sur mes différentes activités, ils garderont la tête bien faite si on la leur fait pas tourner. Oui, trois personnes, si ça c’est pas prétentieux, je sais pas ce que c’est !

Et malgré nos impossibilités de nous libérer du temps pour le transfert de connaissance, je pense qu’ils pourront tout reprendre en main assez vite. Tout d’abord, parce que je n’étais plus sur un projet opérationnel avec une relation client : la transition avait opérée plus en amont, dans des circonstances sur lesquelles je reviendrai nécessairement. Ensuite, parce que j’ai toujours documenté et transmis des rapports de mes activités, contenant contextes et décisions.

Encore faut-il qu’ils sachent que ces informations existent… et où les trouver ! Au pire, ils referont une nouvelle roue.

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