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Le dilemne des invitations 2 juin, 2010

Posté par dailymanager dans : communication,encadrement,equipe,operations , trackback

Qui ne s’est jamais demandé s’il fallait ou non inviter telle ou telle personne ? Motif relationnel ou hiérarchique, toutes les raisons peuvent mener à se retrouver à des réunions zoos… et à en perdre le contrôle.

On reconnait trois grand types de réunions (note : typage non exclusif, par exemple, un comité de pilotage recouvre les trois domaines)

Chaque réunion est un cas particulier mais voici quelques point à considérer :

1 ) Inviter seulement les personnes qui peuvent contribuer à l’ordre du jour de la réunion. La multiplicité des spectateurs enlisent le processus de prise de décision ou agissent en dispersion dans les réunions d’analyse. Si trop de personnes peuvent contribuer à des points différents, il faut songer à splitter l’ordre du jour en plusieurs réunions.

2 ) Évitez de truster l’audience de la réunion avec vos alliés, comme une démonstration de force. Cette intimidation votre « adversaire » peut entraîner des contre-attaques, des représailles, ou une fausse coopération.

3 ) Évitez l’affect, l’invitation de personnes des gens parce qu’ils se sentiraient offensés si vous les laissiez de côté. Une réunion est une activité professionnelle, ce n’est pas une boom party. Vous pouvez toujours présenter à la personne que ce n’aurait pas été intéressant pour elle de regarder les autres discuter et travailler.

4 ) Assurez-vous d’inviter les parties prenantes, c’est à dire les personnes qui sont propriétaire de la question. Cette personne est une ressource précieuse pour trouver des solutions… et surtout pour conclure avec une décision.

5 ) Assurez-vous que les contradicteurs aux questions assistent à vos réunions. S’ils peuvent vous aider à trouver des solutions équitables, ils vous appuieront. Sans eux, tout résultat que vous développerez sera potentiellement refusé.

6 ) Inviter les participants ponctuels avec des petits rôles à la seule partie de la réunion où ils peuvent contribuer. Pour cela, il est indispensable de maitriser l’horaire et l’ordre du jour. Sur de grandes réunions, la reprise après une pause est le bon moment d’intervention pour un nouveau participant.

7 ) Inviter les spectateurs pour de bonnes raisons. Par exemple, vous pouvez inviter un nouvel employé pour qu’il puisse se renseigner sur une question, ou vous pouvez inclure des membres d’autres organisations pour gagner de l’empathie pour vos besoins, ou encore inviter un étranger pour stimuler la réflexion créatrice.

8 ) En général, les réunions d’analyse  fonctionnent mieux lorsqu’il y a 8 à 12 personnes. A contrario, les réunions de décision nécessitent un nombre plus restreint, entre 4 et 6 personnes, à moins que les rôles de décision soient clairement connus de chacun (responsabilité, hiérarchie, subject owner…)

9 ) Distinguer les présences obligatoires et facultatives. surtout lorsqu’il s’agit de réunion récurrentes, que chaque participant sache s’organiser et vérifier chaque fois qu’un ordre du jour le concerne.

10 ) Adaptez vous à la culture d’entreprise. Certaines personnes attendent d’être invitées parce qu’elles le sont toujours en tant que représentant d’une partie prenante. Dans certains cas, les réunions d’informations élargies sont nécessaires avant de prendre une décision au cours d’une autre réunion plus rapprochée mais dans d’autres contexte, la décision est prise avant la réunion d’information.

11 ) Ne confondez pas invitation et diffusion du compte rendu de réunion. Ce dernier peut être élargi à d’autres intervenants, absents ou débordés. La rigueur du compte rendu vous permettra alors de négocier certaines invitations si vous êtes en carence de place disponible, notamment pour les réunions d’information.

 

En savoir plus : http://www.squidoo.com/OneGreatMeeting/

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