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Refaire la roue carrée 25 juillet, 2008

Posté par dailymanager dans : efficacite,innovation , trackback

L’organisation peut perdre un temps phénomal, et insoupçonné, dans les micro-opérations quotidiennes récurentes. Ces petites actions, que chacun faits et refaits à sa manière, individuellement, chacun de son coté… ça s’appelle refaire la roue.

Et il n’y a que les paons qui aiment ça.

Naturellement, les opérations pénibles opérées par la même personne font l’objet d’un traitement d’amélioration, pour augmenter leur productivité, et surtout réduire leur pénibilité. C’est chiant à refaire, donc je vais m’arranger pour le faire une seule fois pour toutes. Si tant est que quelqu’un s’en apperçoive un jour, on flattera les mérites de son effficacité personnelle. « Il sait s’organiser dans son travail », « Il a une bonne méthodo »…

Je parle ici de ces petites actions quotidiennes, comme alimenter en papier une imprimante, se procurer un nouveau crayon, receptionner un colis. Je vous en ai cité des administratives, parce qu’elles sont déjà tombées dans le bon sens commun des « services généraux ». Dans toutes les organisations, qui se définissent comme telles, la gestion des fournitures de bureau fait l’objet d’une logistique de pointe, qui permet au collaborateur qui cherche un nouveau crayon, de savoir où le chercher, et d’assurer qu’il en reste en stock. Et puis il y a tout le reste, non pris en charge, ces opérations qui nécessitent « juste » de l’huile de coude.

Je vous donne un exemple concret. Imaginez que au cours de votre boulot, vous ayez besoin d’un bon bouquin de référence. Imaginez qu’un système de bridage du réseau vous empêche de le trouver en versoin electronique. .. et vous vous souvenez avoir vu un bouquin papier trainer :

Premier reflexe logique, est ce que le bouquin n’est pas dans le coin ? ça se traduit en général par un regard circulaire, et si vous êtes vraiment motivé, vous vous levez et vous faites un rapide tour de tables. S’il n’y a pas ce que vous cherchez, déjà, vous pourriez abandonner… Et puis vous vous dites que si, quand même, ça vous dit quelquechose cette couverture… Vous allez donc vers cette armoire poussièreuse, et fouillez dans les grimoires tout aussi allergisants les uns que les autres, entre « Flex in action », à « La sécurité informatique », en passant par « Apprendre Java 1.0 en 10 minutes », via un grimoire digne de Harry Potter. Et là, vous pouvez perdre un temps fou à lire et relire les noms sur les tranches, comme quand vous cherchez ce fameux camembert Président caché dans le rayon de fromage : vous passez devant 10 fois devant sans le voir !

En début d’année, j’ai entrepris de classer la bibliothèque de la boîte. Oh on ne m’a rien demandé, bien entendu. C’était juste pas géré, et j’en ai eu marre.

Les collaborateurs qui avaient par le passé commandé des livres se plaignaient qu’ils disparaissent, et justifiaient ainsi leur découragement : « de toute façon, ils se font piquer, alors ça sert à rien d’acheter des livres… en plus ceux qui disparaissent c’est les meilleurs ». Première tâche, donc, les faire tamponner par le tampo de la boîte. Et puis on m’a signalé que « de toute façon, on ne sait pas qui les emprunte, alors ça sert à rien de les tamponner ». Vous noterez au passage, que quand une phrase commence par « de toute façon », c’est jamais très bon signe. Deuxième tâche, donc, trouver un système d’emprunt.

Je ne suis pas très procédure papier, et l’idée de tenir un livre de bibliothèque, en demandant aux emprunteurs de donner leur nom… ça m’a pas super enthousiasmé. ça revenait à rendre moins pénible l’opération de recherche, mais plus pénible l’opération d’emprunt, mais à tout reporter sur le bibliothécaire. Or évidemment, ça ne pouvait être que moi, et hors de question de me faire pourrir la vie en temps réél à chaque emprunt ou retour de livre…

Coté support technique, j’ai trouvé une solution qui m’a semblé pas trop mal, l’utilisation d’un logiciel qui existait déjà, Jira pour ceux qui connaissent, bref, c’est anecdotique. J’ai donc configué l’outil, renseigné tous les bouquins, et assigné les livres en cours d’emprunts aux bons collaborateurs. Dans la lancée, j’ai rajouté des fonctions de suggestions, de reservations, de commentaires… et j’ai même rédigé un support de communication, livré « prêt à marcher » aux responsables de la communication interne, pour faire une annonce élargie à tous les collaborateurs de la boîte. Je n’avais rien d’autere à faire ? Si, si , rassurez vous, ça m’ a pris 2 mois, à petites touches quand j’avais le temps.

Voilà un bon exemple d’une opération pénible récurente, que quelqu’un a spontannément améliorée. Maintenant, tous les collaborateurs devraient savoir que les livres sont référencés, et peuvent même savoir qui l’a emprunté. Seulement voilà, en dehors de cette personne courageuse (je m’envoie des fleurs !) , qui sait vraiment que cela existe ?

Il m’a manqué un élèment décisif pour finir ce travail : la communication. L’annonce « prête à envoyée » que j’avais réalisée n’a jamais été diffusée. S’arrêter si prêt du but, quel échec… Il n’y a pas eu le cerclage final, j’ai vaguement l’impression d’avoir réinventé une roue carrée.

 

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